Offerte erstellen

Voraussetzungen

Der Kunde sollte erfasst sein. Optional kann aber auch ein neuer Kunde im Voraus oder bei der Erfassung erstellt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kunden verwalten.

Neue Offerte erfassen

1. Gehen Sie über das Menü zu tinyERP>Aufträge>Offerte. Es werden sämtliche Offerten aufgelistet, die Sie in Ihrem ERP erfasst haben.
2. Klicken Sie auf den Button «Neue Offerte».
3. Daraufhin können Sie nach dem Kunden suchen, für den die Offerte erfasst werden soll. Sie können diesen u.a. mittels der Ortschaft oder Kundennummer suchen. Alternativ dazu können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche «Neuer Kunde» einen neuen Kunden erfassen. Geben Sie dabei mindestens alle Pflichtangaben ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Speichern».
4. Erfassen Sie Ihre Daten gemäss der Funktionsbeschreibung und klicken Sie auf die Schaltfläche «Speichern».
5. Die neue Offerte wird erstellt und gespeichert. Sie finden diese über das Menü unter tinyERP>Aufträge>Offerte.

Beschreibung der Einstellungen

Offerte

Offertennummer: Wird automatisch vergeben. Sie können diese überschreiben, es sind jedoch nur Zahlen erlaubt.
Kunde: Wird von der Offerte übernommen und kann nicht geändert werden. Mit einem Klick auf den Link wird Ihnen das Kundenkonto angezeigt.
Rechnungs- und Lieferadresse: Werden von der Offerte übernommen und können frei bearbeitet werden.

Sind die Rechnungs- und Lieferadresse nicht identisch, kann im Feld «Lieferadresse» die Adresse manuell geändert werden. Mehrere Lieferadressen können mit der in der Kundenverwaltung mit der Zusatzfunktion «Mehrere Lieferadressen» erfasst werden.

Land: Wird automatisch aufgrund der Kundendaten gesetzt.
Datum: Datum der Offerte.
Angebot gültig bis: Tragen Sie optional ein, bis wann die Offerte gültig sein soll.
Zahlungsart: Wird von der Bestellung im Webshop übernommen. Die Angabe kann innerhalb aller erfassten Zahlungsarten erfolgen.
Versandart: Wird von der Bestellung im Webshop übernommen. Kann auf alle erfassten Versandarten abgeändert werden.
Fusszeile: Sie haben die Möglichkeit, Standardtexte für Ihre Dokumente zu definieren. Diese können Sie als Textbaustein oder als Freitext erfassen. Vordefinierte Textbausteine lassen sich einfach über einen Klick auf den Namen des Textbausteines einfügen.

Status

Status: Legen Sie den Status der Offerte fest. Folgende Status sind möglich:

• Kein Status (leeres Auswahlfeld)
• «Entwurf»
  
• «Offen/Verschickt»
• «Angenommen»
• «Abgelehnt»

Zusatz-Informationen

Kommentar Intern/Kunde: Beim Kommentar haben Sie die Möglichkeit, Bemerkungen zum jeweiligen Dokument zu hinterlegen.
Quelle: Anzeige des Dokumentenursprungs.
Interne/Externe Referenz: Sie können diese Auswahl optional tätigen.
Kommission: Geben Sie optional Angaben zur Kommission ein.

Verknüpfte Dokumente

Verknüpfte Dokumente: In den verknüpften Dokumenten werden Ihnen alle verknüpften Dokumente angezeigt. Mit einem Klick können Sie diese einsehen.

Positionen und Berechnung der Frachtkosten

Bezeichnung: Geben Sie den Namen oder die Artikelnummer des Produktes ein. Es wird in den hinterlegten Produkten gesucht. Wenn kein Artikel hinterlegt ist, geben Sie einfach die gewünschte Bezeichnung ein.
Menge: Geben Sie die gewünschte Menge ein.
Mengengerüst: Wählen Sie die Mengeneinheit aus. Sie können das Mengengerüst über das Menü unter tinyERP>Stammdaten>Mengengerüste definieren.
Preis inkl.: Der Preis kann entweder exklusive oder inklusive Mehrwertsteuer angezeigt werden. Das hängt wiederum von der Einstellung in der Standardpreiserfassung in tinyERP>Einstellungen>ERP Einstellungen ab.

Ist ein Staffelpreis vorhanden, wird das mit einem Ausrufezeichen signalisiert.

MwSt.: Der Mehrwertsteuersatz, der auf dem Produkt oder der Dienstleistung hinterlegt ist, wird angezeigt.
Rabatt: Rabatt kann manuell pro Positionen oder über eine Rabattgruppe eingegeben werden.
Subtotal: Das Subtotal zeigt die Summe einer Zeile an.

Mit Drag and Drop können Sie die einfügte Position an eine neue Position verschieben. Gehen Sie dafür mit dem Mauszeiger auf das Burger-Symbol der zu verschiebenden Position. Hallten Sie die linke Maustaste gedrückt und schieben Sie dabei das Element an die gewünschte Stelle. Lasse Sie die gedrückte Maustaste los, wenn sich das Element an der gewünschten Stelle befindet.

Positionen erfassen mit Freitext

Sie haben die Möglichkeit, in allen Dokumenten eine Freitext-Position zu erfassen, die keine Artikelnummer beinhaltet.

1. Geben Sie eine Artikelbezeichnung ein und klicken Sie auf das blaue Plus-Symbol.
2. Geben Sie die erforderlichen Angaben ein (Menge, Mengengerüst, Preis inkl., MwSt., Rabatt %).
3. Klicken Sie auf den Button «Speichern». Die Freitextposition wird in den «Freipositionen» gespeichert. Diese finden Sie unter tinyERP>Aufträge>Freipositionen.

Beachten Sie bitte, dass die Freitextposition beim Erstellen von Folgedokumenten und Kopieren des aktuellen Dokumentes kopiert wird und manuell gelöscht werden muss. Da kein Artikelbezug besteht, müssen diese von Hand gelöscht werden (z.B. Rüstschein, Rechnung etc.).

Weitere Informationen finden Sie unter Freipositionen.

Fuss-Positionen (Berechnung der Frachtkosten)

Im Fuss der Offerte haben Sie die Möglichkeit, Versandkosten zu erfassen. Die Versandkosten können aufgrund der Versandkosten-Definition berechnet werden. Standardmässig haben wir die Versandkosten von der Schweizerischen Post eingebaut.

1. Um die Versandkosten zu berechnen, wählen Sie in der unteren Zeile «Versandkosten» aus und klicken Sie auf das blaue Plus-Symbol.
2. Ein Dialog zur Berechnung der Versandkosten öffnet sich. Sie können das Land auswählen, das Gewicht oder die Dimension manuell eingeben.
3. Klicken Sie auf den Button «Eingaben übernehmen». Sind alle Angaben sauber hinterlegt, werden diese übernommen.
4. Sie können nun die Versandkosten auswählen, indem Sie auf diese klicken.

Offerte abschliessen, drucken oder per E-Mail versenden

Wenn Sie Ihre Offerte fertig erfasst haben, können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

1. Offerte speichern mit einem Klick auf den Button «Speichern».
2. Offerte löschen mit einem Klick auf den Button «Löschen». Die Offerte kann nicht gelöscht werden, wenn ein Folgedokument (Auftrag) erstellt wurde.
3. Offerte drucken mit einem Klick auf den Button «Drucken». Wenn eine Dokumentenvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.
4. PDF aus Offerte erstellen mit einem Klick auf den Button «PDF». Wenn eine Dokumentvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen. Das PDF wird heruntergeladen und kann dann gedruckt werden.
5. Offerte per E-Mail versenden mit einem Klick auf den Button «Per E-Mail senden». Wenn eine E-Mail-Vorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.
6. Die Offerte kopieren oder Folgedokumente (Auftrag) aus der Offerte generieren können Sie mit einem Klick auf den Button «Kopieren/Erstellen». Klicken Sie auf die gewünschte Option und folgen Sie den daraufhin folgenden Anweisungen.

Dokumentvorlage

Sie können eine Dokumentvorlage für eine Offerte erstellen.