Erste Schritte mit der Business Software tinyERP

Erste Schritte mit der KMU Software tinyERP

Sie möchten einen schnelle Einstieg in tinyERP? In diesem Blogartikel gehen wir auf die generellen Funktionen, die Dokumente und die Einstellungen von tinyERP ein.

Vorbereitungen

Nach Ihrer Registrierung (30 Tage kostenlos) auf www.rent-a-shop.ch erhalten Sie innert weniger Minuten die Daten für Ihren Zugang zum Onlineshop System per E-Mail zugeschickt. Um sich im Administrationsbereich anzumelden, geben Sie Ihre persönlichen Login-Daten ein. Im Admin-Bereich werden Sie Ihre Seite gestalten und verwalten.

tinyERP Login

Zur Anmeldemaske gelangen Sie, indem Sie in Ihrem Webbrowser die per Mail zugestellte URL aufrufen. Diese setzt sich folgendermassen zusammen: ihreaufrufadresse.rent-a-shop.ch/admin

Die Angaben vor dem ersten Punkt entsprechen der Aufrufadresse, die Sie bei der Registration selbst gewählt haben («ihreaufrufadresse» durch eigene Angaben ersetzen).

Der Benutzername teilen wir Ihnen in der E-Mail nach Ihrer Registrierung mit. Diesen können Sie bei Bedarf im Administrationsbereich ändern.

Webshop login

Webshop installieren

Beim ersten Login öffnet sich automatisch ein Fenster, dass Sie nach einer Vorlagenwahl. Dabei können Sie wählen, ob Sie den Onlineshop mit oder ohne Shopdaten einrichten wollen. Für eine bessere Übersicht empfehlen wir Ihnen die Version mit den Shopdaten zu wählen. Es fällt Ihnen sicherlich einfacher unsere Produktkategorien und Bilder zu überschreiben, als diese Daten komplett neu zu erfassen. Sie sollten somit auch einiges effizienter sein.

Webshop installieren

1.3 Standardfunktionen

In tinyERP finden Sie immer wieder ähliche Funktionen zur Bedienung der Software. Folgend gehen wir kurz auf die verschiedenen Buttons ein.


2. Navigation und Administration in tinyERP

Die Navigation in tinyERP ist intuitiv und für die tägliche Anwendung optimiert. Es gibt 4 Navigationen für die Bearbeitung von Webseite und Shop. Das Hauptmenü, das Administrationsmenü (links) und das Bearbeitungsmenü für die Inhaltsseiten und das Menü für die Webseitenstruktur. 

2. Navigation und Administration in tinyERP

Die Navigation in tinyERP ist intuitiv und für die tägliche Anwendung optimiert. Es gibt 4 Navigationen für die Bearbeitung von Webseite und Shop. Das Hauptmenü, das Administrationsmenü (links) und das Bearbeitungsmenü für die Inhaltsseiten und das Menü für die Webseitenstruktur. 

2.1 Hauptmenü der Cloudplattform

Das Hauptmenü unterscheidet sich in verschiedenen Bereichen. 
Website - steht für den Bearbeitungsbereich der Webseite
Zwischenablage - hier können Widgets zwischengelagert werden, welche auf den Inhaltsseiten viel verwendet werden
Einstellungen - generelle Einstellungen und Konfiguration für Templates, Design, E-Mails, Benutzer und Gruppen, Navigationen und Abonnemente. 
CMS - steht für die Einstellungen, Anwendungen und den Dateimanager der Webseite
Shop - Administration und Gestaltung von Shop Software
tinyERP - Administration und Gestaltung von der Business Software tinyERP

tinyERP hauptmenue

2.2 Administrationsmenü (links)

Im Administrationsmenü auf der linken Seiten finden Sie Haupt- und Untermenüs der jeweiligen Bereiche (CMS, Einstellungen, Shop und tinyERP). Hier finden Sie alles für die tägliche Arbeit. Produkte und Produktgruppen erfassen, Kunden eröffnen, Bestellungen bearbeiten, usw.

tinyERP administration

2.3 Menü Webseiten Bearbeitung

Bearbeitungsmenü für die Inhaltsseiten (1)

Mit Klick auf den Menüpunkt "Website" öffnet sich das Bearbeitungsmenü für die Inhaltsseiten. Hier werden bestehende und neue Widgets, wie Texteditor, Bilder, Slider oder Shopwidgets eingefügt. Diese Ansicht ist die Standardansicht nach dem Login. 

Menü für die Webseitenstruktur (2)

Mit Klick auf "Website Struktur" auf der linken Seite öffnet sich die Struktur von Ihrere Webseite. Hier werden Inhaltsseiten erstellt, bearbeitet oder gelöscht. Der Menüpunkt "Shop" ist die komplette Shopstruktur und kann hier verschoben werden.  

tinyERP bearbeitungsmenue

3. Dokumente und Mail einrichten

tinyERP Template Manager

Die professionelle Einrichtung von tinyERP können im Menü Gestaltung (tinyERP > Übersicht > Gestaltung) vornehmen. Hier können Dokument und Mailvorlagen erfassen, ändern oder Textbausteine hinzufügen. Wählen Sie in der Navigation Einstellung und auf der linken Seite Template und klicken Sie auf den Template Manager. Fügen Sie ein neues Template hinzu und wählen Sie das gewünschte Design. Sie können auch mehrere Designs miteinander kombinieren, falls Ihnen beispielsweise die Kategorieseite eines Shopdesigns besser gefällt als von dem gewählten Design.

3.1 Dokumentvorlagen erstellen

tinyERP Logo anpassen

Mit tinyERP können Sie individuelle Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen, wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Offerten, Mahnungen und weitere erstellen.

3.2 Mailvorlage erstellen

Sie haben die Möglichkeit das Design individuell auf ihre Bedürfnisse anzupassen. Dazu gibt es drei Bereiche:

Onlineshop Design anpassen

Inhaltselemente positionieren – Unter dem Brick-Positionen können Sie Inhaltspositionen wie Menü, Navigation, Suche, Warenkorb, etc. verwalten. Die Positionen können in die vorgegeben Bereiche gezogen werden.

Allgemeiner Template-Stil – Im Bereich vom Template-Stil haben Sie die Möglichkeit die Schriften, die Farbe, die Navigationselement und diverse Bereiche einzustellen.

Eigenes CSS Stylesheet – Sie haben die Möglichkeit das Design beliebig mit CSS zu verändern. Wir empfehlen diese Änderungen nur vorzunehmen, wenn Sie über die nötigen Programmierkenntnisse besitzen.

3.3 Textbausteine erfassen

Webshop Design anpassen

Im Template Manager unter dem Punkt "Allgemeiner Template Stil" können Sie die Farben, Schriften und Erscheinung vom Template bearbeiten. Die Auswahl wirkt sich je nach Designvorlage anders auf verschiedene Elemente aus. Testen Sie, was Sie damit bewirken können und was Ihnen gefällt.

3.4 Favicon einbinden

Das Favicon ist ein kleines Symbol oder Logo, welches in der Adresszeile eines Webbrowsers links vom Seitentitel angezeigt wird. Es dient als Wiedererkennungsmerkmal. Kreieren Sie ein Favicon und speichern Sie es unter dem Namen favicon.ico. Laden Sie es in den Dateimanager in den gewünschten Ordner.

Folgen Sie dieser Anleitung: Hilfe und Anleitung - Favicon einbinden

Klicken Sie auf speichern und laden Sie den Browser komplett neu (Crtl&F5). Das Favicon sollte nun erschienen.

4. Konfiguration Shopsystem

Neben Widgets gibt es auch Apps. Apps sind Anwendungen, welche umfangreicher als Widgets sind. Apps finden Sie im Hauptmenü. Je nach Abonnement wird Ihnen in den Apps Inhalt angezeigt oder nicht.

Das Shop-Modul finden Sie im Menü-Shop. In Shop verwalten Sie Ihren ganzen Webshop. Folglich erfolgt der Zugriff auf Ihre Shopverwaltung über das Menü Shop.  

Shop Übersicht

Einstellungen

In den Einstellungen von tinyERP ( Shop > Einstellungen) können Sie die Konfiguration vom Onlineshop vornehmen. Sie können folgende Einstellungen vornehmen:

4.1 Generelle Shopeinstellungen:

Heimatland: Im Feld Heimatland können Sie das Land der Haupttätigkeit einstellen. Weitere Länder können Sie in der Einstellung Erlaubte Länder freischalten.

Währung: Sie können die Standard-Währung definieren.

Einstellungen Artikelstamm: Unter den Einstellungen für den Artikelstamm können Sie die Mengeneinheit, den Mehrwertsteuersatz, die Preiserfassung und die Sortierung der Produktkategorien einstellen.

ERP-Einstellungen: Wenn Sie tinyERP aktiviert haben, können Sie hier einstellen, ob die Bestellungen aus dem Shop ins ERP übertragen werden und ob Lagerbuchungen stattfinden sollen. 

4.2 Kunden Einstellungen

In den Kunden Einstellungen für den Kundenstamm und die Kundendaten machen. Sie können dabei bestimmen, welche Felder im Bestellprozess angezeigt werden und welche Felder Pflichtfelder sind oder nicht. 

4.3 Integrations Einstellungen

In den Integrations-Einstellungen können Sie definieren an welcher Stelle der Webshop angezeigt werden soll. Desweiteren können Sie die Benachrichtigungen bei neuen Bestellungen einstellen und Absender-Einstellungen für E-Mails, welche vom Onlineshop versendet werden definieren. (siehe zusätzlich auch 4.8)

Merkliste und Produktvergleich aktivieren

In den Integrations Einstellungen können Sie ebenfalls die Funktionen der Merkliste und den Produktvergleich aktivieren.

4.4 Zahlungsarten und Zahlungsschnittstelle konfigurieren

Bei den Einstellungen der Zahlungsanbieten können Sie die verschiedenen Zahlungsanbieter konfigurieren. tinyERP unterstützt standardmässig PostFinance, PayPal und Saferpay. Wenn Sie sich noch nicht für einen Zahlungsanbieter entschieden haben, nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne bei der Wahl des Zahlungsanbieters. 

tinyERP ist so eingestellt, dass zwei Zahlungsarten – Vorauskasse und Barzahlung – vorkonfiguriert sind. Unabhängig von der Zahlungsart erstellt tinyERP automatisch eine Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferschein.

Möchten Sie weitere Zahlungsarten hinzufügen, finden Sie unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Zahlungsarten -> Neue Zahlungsart erfassen. Im Moment unterstützt tinyERP folgende Zahlungsarten:  

Postfinance - Anleitung und Hilfe
Saferpay – Anleitung folgt

Um eine Zahlungsschnittstelle anbieten zu können, müssen Sie zuerst die individuellen Zugangsdaten unter Shop > Einstellungen > Zahlungsanbieter eintragen. Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Anbieter. Wollen Sie Saferpay nutzen, schreiben Sie uns bitte ein E-Mail, da wir für Saferpay eine zusätzliche Serverkonfiguration für Ihren Account durchführen müssen. 

4.5 Versandarten definieren

Standardmässig ist tinyERP mit zwei Versandarten vorkonfiguriert – "Abholung vor Ort" und "PostPac Economy". Um weitere Versandarten hinzuzufügen, wählen Sie im Shopsystem den Menüpunkt "Stammdaten" und dann "Versandart".

Wichtig: Versenden Sie in andere Länder als die Schweiz, müssen Sie diese im Menüpunkt Shop > Einstellungen -> Erlaubte Länder hinzufügen.

Erfassen einer neuen Versandart

Klicken Sie auf "Neue Versandart erfassen: Versand" und geben Sie einen aussagekräftigen Versandnamen ein. Dieser sieht der Kunde im Onlineshop bei der Auswahl der Versandarten. Die Identifikation muss eindeutig sein, da sie für den Datentausch mit Drittsystemen verwendet wird. In der Regel ist der Versand ins Ausland steuerfrei. 

Mit der Sortierung können Sie die Reihenfolge bestimmen, die der Kunde beim Abschliessen der Bestellung im Onlineshop zur Auswahl hat. Geben Sie hier den MWST-Satz ihrer Versandart ein. 

Versandoptionen
Bei den Versandoptionen können Sie das Gewicht und Masse pro Zielland definieren. Das funktioniert aber nur, wenn Sie auch Ihre Artikel mit diesen Informationen erfasst haben.

Versandarten pro Kundengruppe 
Sie können pro Versand- und Kundengruppe folgende Einstellungen machen:

  • Versandart ist auswählbar für Kundengruppe
  • Mindestbestellbetrag
  • Höchstbestellbetrag
  • Gratisversand

Um neue Kundengruppen anzulegen, können Sie diese unter dem Menüpunkt Kundendaten > "Gruppen: Zahlung & Versand" hinzufügen oder entfernen.  

4.6 Steuerverhalten und Länder Einstellungen

In den Einstellungen für das Steuerverhalten können Sie einstellen ob Sie Umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Sie können ihre Steuernummer hinterlegen. Sie können das Steuerverhalten pro Land einzeln definieren. 

Länder Einstellungen

Bei den erlaubten Länder können Sie die Länder konfigurieren, welche Sie für Bestellungen zulassen wollen.  Sie gelangen über Shop >Einstellungen > Länder Einstellungen zu den Einstellungen, wo Sie ihre Länder definieren können. 

4.7 Bestell-Benachrichtigung und Dokumente anpassen

In tinyERP können Sie verschiedene Benachrichtungstypen erstellen und an die entsprechenden Anspruchsgruppen versenden. 

Alle Anpassungen finden Sie unter  Shop > Gestaltung > Textbausteine .

Dokumente aus tinyERP werde als HTML Datei versendet, welche vom Kunden gedruckt werden kann. Wenn Sie Ihre Dokumente als PDF versenden möchten, benötigen Sie die Auftragsbearbeitung von tinyERP. Dort haben Sie umfangreiche Möglichkeiten zur Dokumentengestaltung.    

online shop email benachrichtigungen

4.8 E-Mail Absender Einstellungen

Standardmässig werden alle E-Mails von Ihrem Onlineshop mit no-reply@rent-a-site.ch versendet. Es sieht für den Kunden natürlich besser aus, wenn Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender erscheint. Hierzu können Sie eine vorhandenes E-Mail-Konto nehmen oder eines der 25 E-Mail-Postfächer, welche im Cloudabo enthalten sind. Sie können mehrere Absender E-Mail-Adresse erfassen. 

In Menü Einstellungen > E-Mail > Absender Einstellungen können die nötigen Einstellungen vornehmen. 

absender einstellungen

4.9 Eigene Domain einrichten und SSL-Zertifikat

Nach der kostenpflichtigen Aktivierung von tinyERP erhalten Sie von uns den Zugang zur Oberfläche für Domain und E-Mail von tinyERP. Mit ihrem CloudCP (https://cloudcp.hiho.ch/) können Sie Ihre Domains und E-Mails administrieren. 

SSL-Zertifikat 

Die Einrichtung für Ihr SSL-Zertifikat erfolgt kostenlos für eine Domain. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir Ihr SSL-Zertifikat live schalten können. Wichtig hierfür ist, dass die Nameserver auf uns zeigen (ns1.hiho.ch und ns2.hiho.ch) oder ein A-Record auf 77.72.179.20 (IP-Adresse). 

Kunden und Adressen

5.1 Kunde erfassen

5.2 Benutzer erfassen

5.3 Kunden importieren

5.4 Zahlungsarten und Zahlungsschnittstelle konfigurieren

5.5 Versandarten definieren

5.6 Steuerverhalten und Länder Einstellungen

Auftragsverwaltung

6.1 Produkte und Produktegruppen

6.2 Offerte erstellen und bearbeiten

6.3 Auftrag erstellen und bearbeiten

6.4 Rechnung erstellen und bearbeiten

6.5 Mahnung erstellen und bearbeiten

6.6 Rüstschein erstellen und bearbeiten

6.7 Lieferschein erstellen und bearbeiten

6.8 Lagerbuchung

6.9 Ersatzthema

Weiterführende Informationen:

- tinyERP Hilfe 

Wir wünschen Ihnen viel Spass. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

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