Business Software tinyERP - Inhaltsverzeichnis
- 1. Vorbereitungen
- 2. Navigation und Administration in tinyERP
- 3. Mit Dokumenten und Mails arbeiten
- 4. Einstellungen
- 5. Kunden und Adressen
- 6. Auftragsverwaltung
- 6.1 Produkte und Produktgruppen
- 6.2 Offerte erstellen und bearbeiten
- 6.3 Auftrag erstellen und bearbeiten
- 6.4 Rechnung erstellen und bearbeiten
- 6.5 Mahnung erstellen und bearbeiten
- 6.6 Rüstschein erstellen und bearbeiten
- 6.7 Lieferschein erstellen und bearbeiten
- 6.8 Lagerbuchung
- 6.9 Lieferanten-Bestellung
Vorbereitungen und Registrierung
Nach Ihrer Registrierung (30 Tage kostenlos) auf www.rent-a-shop.ch erhalten Sie innert weniger Minuten die Daten für Ihren Zugang zur tinyERP Warenwirtschaft per E-Mail zugeschickt. Um sich im Administrationsbereich anzumelden, geben Sie Ihre persönlichen Login-Daten ein. Beim ersten Aufruf erscheint der Einrichtungsassistent von tinyERP.
tinyERP Login
Zur Anmeldemaske gelangen Sie, indem Sie in Ihrem Webbrowser die per Mail zugestellte URL aufrufen. Diese setzt sich folgendermassen zusammen: ihreaufrufadresse.rent-a-shop.ch/admin
Die Angaben vor dem ersten Punkt entsprechen der Aufrufadresse, die Sie bei der Anmeldung selbst gewählt haben («ihreaufrufadresse» durch eigene Angaben ersetzen).
Den Benutzernamen teilen wir Ihnen in der E-Mail nach Ihrer Registrierung mit. Diesen können Sie bei Bedarf im Administrationsbereich ändern.
tinyERP Einrichtung
Beim ersten Login öffnet sich automatisch unser Einrichtungsassistent, wo Sie Ihre Firmendaten eingeben können. Klicken Sie auf WEITER und dann auf FERTIG STELLEN. tinyERP wird nun vorbereitet. Dies kann 1-2 Minuten dauern. Danach können Sie direkt loslegen.
1.3 Standardfunktionen
In tinyERP sehen Sie immer wieder dieselben Funktionen zur Bedienung der Software. Folgend gehen wir kurz auf die verschiedenen Buttons ein.
Diese Standardfunktionen finden Sie auf jedem Dokument. Diese befinden sich unterhalb der Eingabemaske.
Mit dem Button Kopieren/Erstellen erstellen Sie auf dem Auftrag oder der Offerte neue Dokumente. Diese werden miteinander verknüpft und sind auch in jedem Dokument sichtbar.
Mit dem Button Per Mail senden können Sie Dokumente direkt an den jeweiligen Ansprechpartner senden.
2. Navigation und Administration in tinyERP
Die Navigation in tinyERP ist intuitiv und für die tägliche Anwendung optimiert. Es gibt 2 Navigationen für die Bearbeitung von Webseite und Shop. Das Hauptmenü oben und das Administrationsmenü links.
2.1 Hauptmenü der Cloudplattform
Das Hauptmenü unterteilt sich in verschiedene Bereiche. Bei der Anwendung von tinyERP ohne andere Cloudabos sehen Sie das Menü Einstellungen und tinyERP.
Website - steht für den Bearbeitungsbereich der Webseite
Zwischenablage - hier können Widgets zwischengelagert werden, welche auf den Inhaltsseiten viel verwendet werden
Einstellungen - generelle Einstellungen und Konfiguration für Templates, Design, E-Mails, Benutzer und Gruppen, Navigationen und Abonnemente.
CMS - steht für die Einstellungen, Anwendungen und den Dateimanager der Webseite
Shop - Administration und Gestaltung von Shop Software
tinyERP - Administration und Gestaltung der Business Software tinyERP
Newsletter - Für die Administration vom Newsletter Tool.
2.2 Administrationsmenü (links)
Im Administrationsmenü auf der linken Seiten finden Sie Haupt- und Untermenüs der jeweiligen Bereiche (CMS, Einstellungen, Shop und tinyERP). Hier finden Sie alles für die tägliche Arbeit. Produkte und Produktgruppen erfassen, die Auftragsabwicklung, den Einkauf, die Buchhaltung und weitere wichtige Funktionen, die Ihnen die Arbeit einfacher gestalten.
2.3 Hilfe rechts
Hilfe
Auf der rechten Seite finden Sie relevante Hilfethemen zu den jeweiligen Bereichen. Diese werden dynamisch je nach Thema angezeigt und sollten Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen sein.
Abonnemente und Zusatzfunktionen
Im Reiter "Funktionen gesucht?" finden Sie Ihre Abonnemente und Zusatzfunktionen. Diese sind ebenfalls über das Menü Einstellungen ersichtlich. Hier können Sie nach Ihren Bedürfnissen weitere Funktionen freischalten, welche flexibel über Ihr Credit-Guthaben verrechnet werden.
3. Dokumente und Mail einrichten
Die professionelle Einrichtung von tinyERP können Sie im Menü Gestaltung (tinyERP > Übersicht > Gestaltung) vornehmen. Hier können Sie Dokumente und Mailvorlagen erfassen, ändern oder Textbausteine hinzufügen.
3.1 Dokumentvorlagen erstellen
In tinyERP stehen Ihnen 4 Dokumentvorlagen für alle Dokumentarten zur Verfügung. Sie können diese individuell anpassen oder eine komplett neue Vorlage selber erstellen.
Neue Dokumentvorlage erfassen: Gestaltung > Dokumentvorlagen > Neue Dokumentvorlage erstellen
Um Ihren Firmenauftritt professionell zu gestalten, erstellen Sie zuerst einen PDF-Hintergrund für Ihre Dokumentvorlage oder laden Sie unsere Dokumentvorlage in der Hilfe herunter, passen diese an und speichern Sie sie als PDF. Diesen Hintergrund erstellen Sie einmalig und können ihn bei Bedarf verändern. Der Hintergrund wird bei allen Dokumentvorlagen eingefügt.
Dokumentvorlage in docx-Format
Hilfe: Dokumentvorlage erstellen
3.2 Individuelle Mailvorlage erstellen
In tinyERP haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Mailvorlagen pro Dokument zum Versenden von Dokumenten zu erstellen. Die Vorlage kann dann auf dem jeweiligen Dokument ganz unten mit dem Button "per Mail senden" aufgerufen werden. Wir haben die wichtigsten Mailvorlagen für Sie erstellt.
Neue Mailvorlage erfassen: Gestaltung > Mailvorlagen > Neue Mailvorlage erstellen
3.3 Textbausteine erfassen
Mit Textbausteinen können Sie für Ihre Dokumente individuelle Texte definieren und beim jeweiligen Dokument manuell hinzufügen. Diese werden dann in der Fusszeile des Dokumentes angezeigt.
Textbausteine erfassen Sie im Menüpunkt: Gestaltung > Textbausteine > Neuer Textbaustein erstellen
4. Einstellungen
In tinyERP gibt es mehrere Einstellungsebenen. Generell oder spezifisch für das Cloudabo tinyERP. In den generellen Einstellungen finden Sie die Einstellung zu E-Mail, Abonnementen, Zusatzfunktionen und zu Ihrem Konto.
Einstellungen
In den ERP Einstellungen können Sie generelle Einstellungen zur Konfiguration von Ihrem ERP machen. Diese Einstellungen können Auswirkungen auf die tägliche Arbeit mit der Software haben.
4.1 ERP-Einstellungen
Heimatland: Im Feld Heimatland können Sie das Land der Haupttätigkeit einstellen. Weitere Länder können Sie in der Einstellung Erlaubte Länder freischalten.
Währung: Sie können die Standard-Währung definieren.
Einstellungen Artikelstamm: Unter den Einstellungen für den Artikelstamm können Sie die Mengeneinheit, den Mehrwertsteuersatz, die Preiserfassung und die Sortierung der Produktkategorien einstellen.
ERP-Einstellungen: Wenn Sie tinyERP aktiviert haben, können Sie hier einstellen, ob die Bestellungen aus dem Shop ins ERP übertragen werden und ob Lagerbuchungen stattfinden sollen.
4.2 Zahlungsarten erfassen und konfigurieren
Konfiguration der Zahlungsart
- Öffnen Sie die Zahlungsarten und passen Sie die gewünschte Zahlungsfrist an oder erfassen Sie eine neue.
- Name: Der Name erscheint auf allen Dokumenten. Dieser sollte also gut verständlich sein und entsprechende Zahlungsfristen beinhalten. z.B. Rechnung 30 Tage netto.
- Zahlungsart: Wählen Sie die zutreffende Zahlungsart (Rechnung, Kredikarten, Kasse oder Vorauskasse) aus. Diese sind vordefiniert und können nicht geändert werden.
- MwSt: Wählen Sie den Mehrwertsteuersatz aus, der auf Ihre Zahlungsart zutrifft.
- Zahlungszuschlag und -abschlag: Sie können einen Zahlungszuschlag /-abschlag absolut oder prozentual eingeben, wenn Sie für die Zahlungsart eine Gebühr erheben wollen. Sie können positive und negative Werte verwenden. Diese werden als Zuschlag oder Skonto ausgewiesen.
- Konto: Standardmässig haben wir ein Konto für die Buchführung hinterlegt. Prüfen Sie, ob dieses Ihrem Kontorahmen entspricht und ändern Sie es allenfalls im Menü Buchhaltung > Konten.
- Zahlungsfrist: Geben Sie die Zahlungsfrist in Tagen ein. Diese kommt dann zur Geltung, wenn eine Forderung fällig und in den Mahnlauf übergeben wird.
Erfassen einer neuen Zahlungsart
Möchten Sie weitere Zahlungsarten hinzufügen, finden Sie unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Zahlungsarten -> Neue Zahlungsart erfassen.
4.3 Versandarten definieren
Wichtig: Versenden Sie in andere Länder als die Schweiz, müssen Sie diese im Menüpunkt Shop > Einstellungen -> Erlaubte Länder hinzufügen.
Erfassen einer neuen Versandart
Klicken Sie auf "Neue Versandart erfassen: Versand" und geben Sie einen aussagekräftigen Versandnamen ein. Diesen sieht der Kunde im Onlineshop bei der Auswahl der Versandarten. Die Identifikation muss eindeutig sein, da sie für den Datentausch mit Drittsystemen verwendet wird. In der Regel ist der Versand ins Ausland steuerfrei.
Mit der Sortierung können Sie die Reihenfolge bestimmen, die der Kunde beim Abschliessen der Bestellung im Onlineshop zur Auswahl hat. Geben Sie hier den MWST-Satz Ihrer Versandart ein.
Versandoptionen
Bei den Versandoptionen können Sie das Gewicht und Masse pro Zielland definieren. Das funktioniert aber nur, wenn Sie auch Ihre Artikel mit diesen Informationen erfasst haben.
Versandarten pro Kundengruppe
Sie können pro Versand- und Kundengruppe folgende Einstellungen machen:
- Versandart ist auswählbar für eine bestimmte Kundengruppe
- Mindestgewicht
- Mindestbreite
- Mindestbestellbetrag
- Höchstbestellbetrag
- Gratisversand
- Mindermengenzuschlag (funktioniert nur, wenn auch ein Eintrag bei Mindestbestellbetrag getätigt wurde!)
Um neue Kundengruppen anzulegen, können Sie diese unter dem Menüpunkt Kundendaten > "Gruppen: Zahlung & Versand" hinzufügen oder entfernen.
4.4 Steuerverhalten und Länder Einstellungen
In den Einstellungen für das Steuerverhalten können Sie einstellen, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Sie können Ihre Steuernummer hinterlegen. Sie können das Steuerverhalten pro Land einzeln definieren.
Länder Einstellungen
Bei den erlaubten Ländern können Sie die Länder konfigurieren, welche Sie für Bestellungen zulassen wollen. Sie gelangen über Shop >Einstellungen > Länder Einstellungen zu den Einstellungen, wo Sie Ihre Länder definieren können.
4.5 E-Mail Absender Einstellungen
Standardmässig werden alle E-Mails von Ihrem Onlineshop mit dem Absender no-reply@rent-a-site.ch versendet. Es sieht für den Kunden natürlich besser aus, wenn Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender erscheint. Hierzu können Sie ein vorhandenes E-Mail-Konto benützen oder eines der 25 E-Mail-Postfächer, welche im Cloudabo enthalten sind. Sie können mehrere Absender E-Mail-Adressen erfassen.
In Menü Einstellungen > E-Mail > Absender Einstellungen können die nötigen Einstellungen vorgenommen werden.
Kunden und Adressen
5.1 Kunde erfassen
Mit tinyERP können Sie Ihre Kunden an einem Ort verwalten und behalten dabei den Überblick. Die KMU Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Kunden einfach und intuitiv zu verwalten. Sie können Ansprechpartner und Kontaktdaten in tinyERP einsehen und haben dabei immer den Überblick über Ihre Kontakte. Sie können die Kunden nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren.
Kunden können entweder direkt im Dokument gesucht oder neu erfasst werden. Mit Klick auf "Neuen Kunden erfassen" können Sie einen Kunden direkt neu erfassen.
5.2 Alle relevanten Informationen auf der Kundenansicht
Auf dem Kunden haben Sie alle relevanten Informationen wie Kontaktdaten, alle Dokumente, die diesen Kunden betreffen oder aber auch einen aktuellen Kontoauszug. Sie können Auszahlungen buchen.
5.3 Kunden importieren und exportieren
Sie haben viele Kundendaten und möchten diese in tinyERP importieren? Oder Sie möchten die Daten Ihrer bereits erfassten Kunden aus tinyERP exportieren? Mit der Kunden-Import- und Kunden-Export-Funktion, welche Ihnen bei Rent-a-Shop zur Verfügung stehen, ist beides kein Problem. Dabei können Sie Datenfelder-Konfigurationen nach Ihren eigenen Bedürfnissen erstellen, welche Sie dann für beliebig viele Importe bzw. Exporte benutzen können.
Auftragsverwaltung
6.1 Produkte und Produktgruppen und Positionen in Dokumenten
Wie erfasse ich eine Position in einem Dokument?
Die Positionen in einem Dokument können durch die Produkte im Produktstamm erfasst werden (Waren und Dienstleistungen sind möglich) oder Sie geben die Anfangsbuchstaben des jeweiligen Produkts oder der Dienstleistung ein und dieses erscheinen in der Suchliste auf der Position. Sie können die Position auch frei eintragen, ohne ein Produkt im Voraus erfasst zu haben. Dieses wird dann in der Merkliste gespeichert.
Wie erfasse ich ein Produkt? In der Auftragsbearbeitung können Sie Produkte oder Produkte mit Varianten erfassen.
Produktstamm > Produkte > Neues Produkt erfassen
Produkte können mit wenigen Angaben in tinyERP einfach und übersichtlich erfasst werden. Sie beinhalten aber auch einen grossen Funktionsumfang wie beispielsweise Varianten, Staffelpreise, Produktbilder für eine Kasse oder einen Onlineshop, Einstandspreise und Produktbeschreibungen.
Wie erfasse ich eine Produktgruppe?
Produktstamm > Produktgruppen > Neue Produktgruppe erstellen
Die Produktgruppe dient in tinyERP zur logischen Zuordnung eines Produktes in einer Gruppe. Die Produktegruppe kann in vielen Bereichen gefiltert und für einen Onlineshop benützt werden.
6.2 Angebot online erstellen und bearbeiten
In der Business Software von tinyERP können Sie mit wenigen Klicks einfach ein Angebot in der Cloud erstellen. Sie haben dabei den vollen Zugriff auf Ihre Produkte und Dienstleistungen aus dem Produktstamm. Kunden können direkt im Angebot einfach ausgewählt oder neu erstellt werden.
Tipp: Wenn Sie unter Gestaltung > Dokumentvorlagen Ihre Dokumentvorlage hochladen, wird sie in Ihren Angeboten, Rechnungen und Dokumenten als PDF angezeigt. Zusätzlich kann jedes Dokument als PDF per E-Mail versendet werden.
Die wichtigsten Funktionen für die Angebotserstellung in Kürze:
- Zentrale Verwaltung aller Angebote mit entsprechendem Status
- Positionen manuell erfassen oder aus Produktkatalog per Direktsuche importieren
- Angebot mit einem Klick in einen Auftrag umwandeln
- Direkter E-Mail-Versand aus dem Dokument
Offerte erstellen: Aufträge > Offerte > Neue Offerte erstellen
So erstellen Sie ein Angebot in tinyERP
Klicken Sie auf den Reiter "Neue Offerte". Alternativ finden Sie in der Übersicht der Offerten unten den Button "Neue Offerte erstellen".
Im nächsten Schritt wählen Sie einen Kunden aus oder erfassen Sie einen neuen Kunden.
Nun können Sie Ihr Angebot im Angebotseditor wie folgt bearbeiten:
Die Offerten-Nummer ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die automatisch vergeben wird. Sie können diese bei Bedarf manuell ändern.
Rechchnungs- und Lieferadresse, Land werden aus dem Kundenstamm gezogen und können manuell angepasst werden.
Beim Offerten-Datum befindet sich das Datum, an welchem Ihr Angebot ausgestellt wird. Bei der Erfassung wird immer das aktuelle Tagesdatum genommen. Manuelle Änderungen sind möglich. Zusätzlich können Sie ein Angebotsgültigkeitsdatum erfassen.
In der Fusszeile können Sie noch weitere Informationen zum Angebot bzw. eine persönliche Notiz an Ihre Kunden mitteilen. Hier können Sie auch Textbausteine verwenden.
Bei den Positionen können Sie direkt ein Produkt bzw. eine Dienstleistung eingeben oder ein Produkt aus dem Produktkatalog per Direktsuche auswählen. Manuell eingegebene Produkte werden in der Merkliste gespeichert.
Geben Sie die Menge ein und wählen Sie eine Einheit aus. Wenn Ihre benötigte Einheit nicht vorhanden ist, können Sie diese in Menü Gestaltung > Mengengerüste erfassen.
Der Preis je Artikel wird automatisch zu einem Positionstotal und alle Positionen werden zu einer Gesamtsumme zusammengezählt. Die Mehrwertsteuer kann nach den aktuell gültigen Mehrwertsteuersätzen erfasst werden. Rabatte können in Prozent angegeben werden. Die Gesamtsumme Ihres Angebots (inkl. MwSt. und Rabatte) wird automatisch berechnet.
Angebot per E-Mail versenden
In tinyERP können Sie Angebote direkt an Ihre Kunden versenden. Dabei können Sie entweder eine Mailvorlage verwenden oder einen eigenen Text eingeben.
Klicken Sie unten auf dem Dokument den Button "Per E-Mail senden" und wählen Sie die entsprechende Vorlage.
Angebot in Auftrag umwandeln
Sie können Ihre Offerte in tinyERP direkt in einen Auftrag umwandeln. Öffnen Sie die Offerte, welche Sie umwandeln möchten und wählen Sie den Button "Kopieren / Erstellen" > Auftrag erstellen an. Aus Ihrer Offerte wird nun ein Auftrag erstellt und Sie können diesen bearbeiten.
6.3 Auftrag online erstellen und bearbeiten
6.4 Rechnung online erstellen und bearbeiten
6.5 Mahnung online erstellen und bearbeiten
6.6 Rüstschein online erstellen und bearbeiten
6.7 Lieferschein online erstellen und bearbeiten
6.8 Lagerbuchung
6.9 Lieferanten-Bestellung
Lieferanten-Bestellung erstellen
Weiterführende Informationen:
- tinyERP Hilfe
Wir wünschen Ihnen viel Spass. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.