Erste Schritte mit der Business Software tinyERP

Erste Schritte mit der KMU Software tinyERP

Erste Schritte mit der KMU Software tinyERP

Schön möchten Sie tinyERP kostenfrei und unverbindlich kennen lernen oder haben sich schon für die KMU Software entschieden. Sie können sich kostenlos einen Testaccount anlegen und umgehend mit der Einrichtung und dem Ausprobieren beginnen. Lernen Sie die Business Software tinyERP und seine Auftragsbearbeitung aber auch die Einrichtung kennen. 

Vorbereitungen und Registrierung

Nach Ihrer Registrierung (30 Tage kostenlos) auf www.rent-a-shop.ch erhalten Sie innert weniger Minuten die Daten für Ihren Zugang zur tinyERP Warenwirtschaft per E-Mail zugeschickt. Um sich im Administrationsbereich anzumelden, geben Sie Ihre persönlichen Login-Daten ein. Beim ersten Aufruf erscheint der Einrichtungsassistent von tinyERP. 

tinyERP Login

Zur Anmeldemaske gelangen Sie, indem Sie in Ihrem Webbrowser die per Mail zugestellte URL aufrufen. Diese setzt sich folgendermassen zusammen: ihreaufrufadresse.rent-a-shop.ch/admin

Die Angaben vor dem ersten Punkt entsprechen der Aufrufadresse, die Sie bei der Anmeldung selbst gewählt haben («ihreaufrufadresse» durch eigene Angaben ersetzen).

Der Benutzername teilen wir Ihnen in der E-Mail nach Ihrer Registrierung mit. Diesen können Sie bei Bedarf im Administrationsbereich ändern.

kmu software login

tinyERP Einrichtung

Beim ersten Login öffnet sich automatisch unser Einrichtungsassistent, wo Sie Ihre Firmendaten eingeben können. Klicken Sie auf WEITER und dann auf FERTIG STELLEN. tinyERP wird nun vorbereitet. Dies kann 1-2 Minuten dauern. Danach können Sie direkt loslegen. 

KMU Software Einrichtung

1.3 Standardfunktionen

In tinyERP sehen Sie immer wieder die selben Funktionen zur Bedienung der Software. Folgend gehen wir kurz auf die verschiedenen Buttons ein.

tinyerp Standardfunktionen
Diese Standardfunktionen finden Sie auf jedem Dokument. Diese befinden sich unterhalb der Eingabemaske.

tinyerp kopieren erstellen
Mit dem Button Kopieren/Erstellen erstellen Sie auf dem Auftrag oder der Offerte neue Dokumente. Diese werden miteinander verknüpft und sind auch jedem Dokument sichtbar.

tinyerp Email senden
Mit dem Button Per E-mail senden, können Sie Dokumente direkt an den jeweiligen Ansprechpartner senden.


2. Navigation und Administration in tinyERP

Die Navigation in tinyERP ist intuitiv und für die tägliche Anwendung optimiert. Es gibt 2 Navigationen für die Bearbeitung von Webseite und Shop. Das Hauptmenü oben und das Administrationsmenü links.

2.1 Hauptmenü der Cloudplattform

Das Hauptmenü unterscheidet sich in verschiedenen Bereichen. Bei der Anwendung von tinyERP ohne andere Cloudabos sehen Sie das Menü Einstellungen und tinyERP. 

Website - steht für den Bearbeitungsbereich der Webseite
Zwischenablage - hier können Widgets zwischengelagert werden, welche auf den Inhaltsseiten viel verwendet werden
Einstellungen - generelle Einstellungen und Konfiguration für Templates, Design, E-Mails, Benutzer und Gruppen, Navigationen und Abonnemente. 
CMS - steht für die Einstellungen, Anwendungen und den Dateimanager der Webseite
Shop - Administration und Gestaltung von Shop Software
tinyERP - Administration und Gestaltung von der Business Software tinyERP
Newsletter - Für die Administration vom Newsletter Tool. 

tinyERP hauptmenue

2.2 Administrationsmenü (links)

Im Administrationsmenü auf der linken Seiten finden Sie Haupt- und Untermenüs der jeweiligen Bereiche (CMS, Einstellungen, Shop und tinyERP). Hier finden Sie alles für die tägliche Arbeit. Produkte und Produktgruppen erfassen, die Auftragsabwicklung, den Einkauf, die Buchhaltung und weitere wichtige Funktionen, die Ihnen das Leben einfacher gestalten.  

tinyERP administration

2.3 Hilfe rechts

Hilfe

Auf der rechten Seite finden Sie relevante Hilfethemen zu den jeweiligen Bereichen. Diese werden dynamisch je nach Thema angezeigt und sollten Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen sein. 

Abonnemente und Zusatzfunktionen

Im Reiter "Funktionen gesucht?" finden Sie Ihre Abonnemente und Zusatzfunktionen. Diese sind ebenfalls über das Menü Einstellungen ersichtlich. Hier können Sie nach Ihren Bedürfnissen weitere Funktionen freischalten, welche flexibel über Ihr Credit-Guthaben verrechnet werden.   

tinyERP Menü Hilfe

3. Dokumente und Mail einrichten

Die professionelle Einrichtung von tinyERP können Sie im Menü Gestaltung (tinyERP > Übersicht > Gestaltung) vornehmen. Hier können Dokument und Mailvorlagen erfassen, ändern oder Textbausteine hinzufügen.

3.1 Dokumentvorlagen erstellen

In tinyERP stehen Ihnen 4 Dokumentvorlagen für alle Dokumentarten zur Verfügung. Sie können diese individuell anpassen oder eine komplett neue Vorlage selber erstellen.
Neue Dokumentvorlage erfassen: Gestaltung > Dokumentvorlagen > Neue Dokumentvorlage erstellen

tinyERP Dokumentvorlage anpassen

Um Ihren Firmenauftritt professionell zu gestalten, erstellen zuerst einen PDF-Hintergrund für Ihre Dokumentvorlage oder laden Sie unsere Dokumentvorlage in der Hilfe herunter, passen diese an und speichern Sie diese als PDF. Diesen Hintergrund erstellen Sie einmalig und können ihn bei Bedarf verändern. Der Hintergrund wird bei allen Dokumentvorlagen eingefügt. 

Dokumentvorlage in docx-Format

Hilfe: Dokumentvorlage erstellen

3.2 Individuelle Mailvorlage erstellen

In tinyERP haben Sie die Möglichkeit eine oder mehrere Mailvorlagen pro Dokument zum Versenden von Dokumenten zu erstellen. Die Vorlage kann dann auf dem jeweiligen Dokument ganz unten mit dem Button "per Mail senden" aufgerufen werden. Wir haben die wichtigsten Mailvorlagen für Sie erstellt. 

Neue Mailvorlage erfassen: Gestaltung > Mailvorlagen > Neue Mailvorlage erstellen

Warenwirthschaft Maivorlagen

Hilfe: Mailvorlage erstellen

3.3 Textbausteine erfassen

Mit Textbausteinen können Sie für Ihre Dokumente individuelle Texte definieren und beim jeweiligen Dokument manuell hinzufügen. Diese werden dann in der Fusszeile des Dokumentes angezeigt.

Textbausteine erfassen Sie im Menüpunkt: Gestaltung > Textbausteine > Neuer Textbaustein erstellen

Hilfe: Textbausteine erstellen

4. Einstellungen

In tinyERP gibt es mehrere Einstellungsebenen. Generell oder spezifisch für das Cloudabo tinyERP. In den generellen Einstellungen finden Sie die Einstellung zu E-Mail, Abonnemente, Zusatzfunktionen und zu Ihrem Konto. 


Einstellungen

In den ERP Einstellungen können Sie generelle Einstellungen zur Konfiguration von Ihrem ERP machen. Diese Einstellungen können Auswirkungen auf die tägliche Arbeit mit der Software haben.

4.1 ERP-Einstellungen

Warenwirthschaft tinyERP Einstellungen

Heimatland: Im Feld Heimatland können Sie das Land der Haupttätigkeit einstellen. Weitere Länder können Sie in der Einstellung Erlaubte Länder freischalten.

Währung: Sie können die Standard-Währung definieren.

Einstellungen Artikelstamm: Unter den Einstellungen für den Artikelstamm können Sie die Mengeneinheit, den Mehrwertsteuersatz, die Preiserfassung und die Sortierung der Produktkategorien einstellen.

ERP-Einstellungen: Wenn Sie tinyERP aktiviert haben, können Sie hier einstellen, ob die Bestellungen aus dem Shop ins ERP übertragen werden und ob Lagerbuchungen stattfinden sollen. 

4.2 Zahlungsarten erfassen und konfigurieren

tinyERP ist so eingestellt, dass drei Zahlungsarten – Vorauskasse, Bank und Barzahlung – vorkonfiguriert sind. Die Zahlungsarten können Sie individuell pro Dokument einziehen und vor der Verrechnung ändern. 

Konfiguration der Zahlungsart
KMU Software Zahlungsarten

  1. Öffnen Sie die Zahlungsarten und passten die gewünschte Zahlungsfrist an oder erfassen Sie eine Neue. 
  2. Name: Der Name erscheint auf allen Dokumenten. Dieser also gut verständlich sein und entsprechende Zahlungsfristen beinhalten. z.B. Rechnung 30 Tage netto.
  3. Zahlungsart: Wählen Sie die zutreffende Zahlungsart (Rechnung, Kredikarten, Kasse oder Vorauskasse) aus. Diese sind vordefiniert und können nicht geändert werden. 
  4. MwSt: Wählen Sie den Mehrwertsteuersatz aus, der auf Ihre Zahlungsart zutrifft.
  5. Zahlungszuschlag und -abschlag: Sie können einen Zahlungszuschlag /-abschlag absolut oder prozentual eingeben, wenn Sie für die Zahlungsart eine Gebühr erheben wollen. Sie können positive und negative Werte verwenden. Diese werden als Zuschlag oder Skonto ausgewiesen.
  6. Konto: Standardmässig haben wir ein Konto für die Buchführung hinterlegt. Prüfen Sie ob diese mit ihrem Kontorahmen entspricht und ändern Sie es allenfalls im Menü Buchhaltung > Konten. 
  7. Zahlungsfrist: Geben Sie die Zahlungsfrist in Tagen ein diese dient dazu,wenn eine Forderung fällig wird und in den Mahnlauf übergeben wird. 

Erfassen einer neuen Zahlungsart

Möchten Sie weitere Zahlungsarten hinzufügen, finden Sie unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Zahlungsarten -> Neue Zahlungsart erfassen.

4.3 Versandarten definieren

Standardmässig ist tinyERP mit zwei Versandarten vorkonfiguriert – Abholung vor Ort" und "PostPac Economy". Um weitere Versandarten hinzuzufügen, wählen Sie im Shopsystem den Menüpunkt "Stammdaten" und dann "Versandart".

Wichtig: Versenden Sie in andere Länder als die Schweiz, müssen Sie diese im Menüpunkt Shop > Einstellungen -> Erlaubte Länder hinzufügen.

Erfassen einer neuen Versandart

Klicken Sie auf "Neue Versandart erfassen: Versand" und geben Sie einen aussagekräftigen Versandnamen ein. Dieser sieht der Kunde im Onlineshop bei der Auswahl der Versandarten. Die Identifikation muss eindeutig sein, da sie für den Datentausch mit Drittsystemen verwendet wird. In der Regel ist der Versand ins Ausland steuerfrei. 

Mit der Sortierung können Sie die Reihenfolge bestimmen, die der Kunde beim Abschliessen der Bestellung im Onlineshop zur Auswahl hat. Geben Sie hier den MWST-Satz ihrer Versandart ein. 

Versandoptionen
Bei den Versandoptionen können Sie das Gewicht und Masse pro Zielland definieren. Das funktioniert aber nur, wenn Sie auch Ihre Artikel mit diesen Informationen erfasst haben.

Versandarten pro Kundengruppe 
Sie können pro Versand- und Kundengruppe folgende Einstellungen machen:

  • Versandart ist auswählbar für Kundengruppe
  • Mindestbestellbetrag
  • Höchstbestellbetrag
  • Gratisversand

Um neue Kundengruppen anzulegen, können Sie diese unter dem Menüpunkt Kundendaten > "Gruppen: Zahlung & Versand" hinzufügen oder entfernen.  

4.4 Steuerverhalten und Länder Einstellungen

In den Einstellungen für das Steuerverhalten können Sie einstellen ob Sie Umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Sie können ihre Steuernummer hinterlegen. Sie können das Steuerverhalten pro Land einzeln definieren. 

Länder Einstellungen

Bei den erlaubten Länder können Sie die Länder konfigurieren, welche Sie für Bestellungen zulassen wollen.  Sie gelangen über Shop >Einstellungen > Länder Einstellungen zu den Einstellungen, wo Sie ihre Länder definieren können. 

4.5 E-Mail Absender Einstellungen

Standardmässig werden alle E-Mails von Ihrem Onlineshop mit no-reply@rent-a-site.ch versendet. Es sieht für den Kunden natürlich besser aus, wenn Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender erscheint. Hierzu können Sie eine vorhandenes E-Mail-Konto nehmen oder eines der 25 E-Mail-Postfächer, welche im Cloudabo enthalten sind. Sie können mehrere Absender E-Mail-Adresse erfassen. 

In Menü Einstellungen > E-Mail > Absender Einstellungen können die nötigen Einstellungen vornehmen. 

absender einstellungen

Kunden und Adressen

5.1 Kunde erfassen

Mit tinyERP können Sie Ihre Kunden an einem Ort verwalten und behalten dabei den Überblick. Die KMU Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Kunden einfach und intuitiv zu verwalten. Sie können Ansprechpartner und Kontaktdaten in tinyERP einsehen und haben dabei immer den Überlick über Ihre Kontakt. Sie können die Kunden nach verschiedenen Kriterien filtern und sortiert. 

Kunden können entweder direkt im Dokument gesucht werde oder neu erfasst werden. Mit Klick auf "Neuen Kunden erfassen" können Sie einen Kunden direk neu in   

5.2 Alle relevanten Informationen auf der Kundenansicht 

Auf dem Kunden haben Sie alle relevanten Informationen wie Kontaktdaten, alle Dokumente, die diesen Kunden betreffen oder aber auch einen aktuellen Kontoauszug. Sie können auszahlungen buchen. 

5.3 Kunden importieren

Sie haben viele Kundendaten und möchten diese in tinyERP importieren ? Wir haben einen Kundenimport, der vorerst direkt vom Support bedient wird. @%20InternalLink(862088) @>">Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie bestehende Kunden importieren möchten.  

Auftragsverwaltung

6.1 Produkte und Produktegruppen und Positionen in Dokumenten

Wie erfasse ich eine Position in einem Dokument?

Die Positionen in einem Dokument können durch die Produkte im Produktstamm erfasst werden (Waren und Dienstleistungen sind möglich) oder Sie geben die Anfangsbuchstaben des jeweiligen Produkts oder der Dienstleistung ein und diese erscheinen in der Suchliste auf der Position. Sie können die Position auch frei eingetragen, ohne die ohne ein Produkt zum Voraus erfasst zu haben. Dieses wird dann in der Merkliste gespeichert. 


Wie erfasse ich ein Produkt?
In der Auftragsbearbeitung können Sie Produkte oder Produkte mit Varianten erfassen.
Produktstamm > Produkte > Neues Produkt erfassen

Produkte können mit wenigen Angaben in tinyERP einfach und übersichtlich erfasst werden. Sie beinhalten aber auch einen grossen Funktionumfang wie beispielsweise Varianten, Staffelpreise, Einstandspreise, Produktbilder für eine Kasse oder einen Onlineshop, Produktbeschreibungen. 

Hilfe: Produkt erfassen

Wie erfasse ich eine Produktgruppe? 
Produktstamm > Produktgruppen > Neue Produktgruppe erstellen

Die Produktgruppe dient in tinyERP zur logischen Zuordnung eines Produktes in einer Gruppe. Die Produktegruppe kann in vielen Bereichen gefiltert werden und kann für einen Onlineshop benützt werden.  

Hilfe: Produktbeschreibung

6.2 Angebot online erstellen und bearbeiten

In der Business Software von tinyERP können Sie mit wenigen Klicks einfach ein Angebot in der Cloud erstellen. Sie haben dabei den vollen Zugriff auf Ihre Produkte und Dienstleistungen aus dem Produktstamm. Kunden können direkt im Angebot einfach ausgewählt oder neu erstellt werden. 

Tipp: Wenn Sie unter Gestaltung > Dokumentvorlagen Ihre Dokumentvorlage hochlädst, wird es in Ihren Angeboten, Rechnungen und Dokumenten als PDF angezeigt. Zusätzlich kann jedes Dokument als PDF per E-Mail versenden. 

 Die wichtigsten Funktionen für die Angebotserstellung in Kürze: 

  • Zentrale Verwaltung aller Angebot mit entsprechendem Status
  • Positionen manuell erfassen oder aus Produktkatalog per Direktsuche importieren
  • Angebot mit einem Klick in einen Auftrag umwandeln
  • Direkter E-Mail-Versand aus dem Dokument

 Offerte erstellen: Aufträge > Offerte > Neue Offerte erstellen

So erstellen Sie ein Angebot in tinyERP 

Klicken Sie auf das Reiter "Neue Offerte". Alternativ finden Sie der Übersicht der Offerten unten den Button "Neue Offerte erstellen". 
Im nächsten Schitt wählen Sie einen Kunden aus oder erfassen Sie einen neuen Kunden. 
Nun können Sie Ihr Angebot im Angebotseditor wie folgt bearbeiten. 

Die Offerten-Nummer ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer die automatisch vergeben wird. Sie können diese bei Bedarf manuell ändern. 

Rechchnungs- und Lieferadresse, Land werden aus dem Kundenstamm gezogen und können manuell angepasst werden. 

Beim Offerten-Datum befindet sich das Datum, an dem Ihr Angebot ausgestellt wird. Bei der Erfassung wird immer das aktuelle Tagesdatum genommen. Manuelle Änderungen sind möglich. Zustäzlich können Sie ein Angebotsgültigkeitsdatum erfassen. 

In der Fusszeile können Sie noch weitere Informationen zum Angebot bzw. eine persönliche Notiz an Ihre Kunden mitteilen. Hier können Sie auch Textbausteine verwenden. 

Bei den Positionen können Sie direkt ein Produkt bzw. eine Dienstleistung eingeben oder ein Produkt aus dem Produktkatalog per Direktsuche auswählen. Manuell eingegeben Produkte werden in der Merkliste gespeichert.

Geben Sie die Menge ein und wählen Sie eine Einheit aus. Wenn Ihre benötigte Einheit nicht vorhanden ist, können Sie diese in Menü Gestaltung > Mengengerüste erfassen. 

Der Preis je Artikel wird automatisch wird zu einem Positionstotal und alle Positionen zu einer Gesamtsumme zusammengezählt. Die Mehrwertsteuer kann nach den aktuell gültigen Mehrwertsteuersätzen erfasst werden. Rabatte können in Prozent angegeben werden. Die Gesamtsumme deines Angebots (inkl. MwSt. und Rabatte) wird automatisch berechnet.

Angebot per E-Mail versenden

In tinyERP können Sie Angebote direkt an Ihre Kunden versenden. Dabei können Sie entweder eine Mailvorlage verwenden oder einen eigenen Text eingeben. 
Klicken Sie unten auf dem Dokument den Button "Per E-Mail senden" und wählen Sie die entsprechende Vorlage. 

Angebot in Auftrag umwandeln

Sie können Ihre Offerte in tinyERP direkt in einen Auftrag umwandeln. Öffnen Sie die Offerte, welche Sie umwandeln möchten und wählen Sie den Button "Kopieren / Erstellen" > Auftrag erstellen. Aus Ihrer Offerte wird nun ein Auftrag erstellt und Sie können diesen bearbeiten. 

6.3 Auftrag online erstellen und bearbeiten

Auftrag erstellen

6.4 Rechnung online erstellen und bearbeiten

Rechnung erstellen

6.5 Mahnung online erstellen und bearbeiten

Mahnung erstellen

6.6 Rüstschein online erstellen und bearbeiten

Rüstschein erstellen

6.7 Lieferschein online erstellen und bearbeiten

Lieferschein erstellen

6.8 Lagerbuchung

Lagertransaktionen

6.9 Lieferanten-Bestellung

Lieferanten-Bestellung erstellen

Weiterführende Informationen:

- tinyERP Hilfe 

Wir wünschen Ihnen viel Spass. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

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