Erste Schritte mit der KMU Software tinyERP

Publiziert am Donnerstag, 06. Juni 2019

Schön, dass Sie tinyERP kostenfrei und unverbindlich kennenlernen wollen bzw. Sie sich schon für die KMU Software entschieden haben. Sie können sich kostenlos einen Testaccount anlegen und umgehend mit der Einrichtung und dem Ausprobieren beginnen. Lernen Sie die Business Software tinyERP und ihre Auftragsbearbeitung sowie Einrichtung kennen.

1. Vorbereitungen und Registrierung

Nach Ihrer Registrierung (30 Tage kostenlos) auf www.rent-a-shop.ch erhalten Sie innert weniger Minuten die Daten für Ihren Zugang zur tinyERP Warenwirtschaft per E-Mail zugeschickt. Geben Sie Ihre persönlichen Login-Daten ein, um sich im Administrationsbereich anzumelden. Beim Erstaufruf erscheint der Einrichtungsassistent von tinyERP.

1.1 tinyERP - Login in die Administration von tinyERP

Zur Anmeldemaske gelangen Sie, indem Sie in Ihrem Webbrowser diejenige URL aufrufen, die Ihnen per E-Mail zugestellt wurde. Diese setzt sich folgendermassen zusammen:

ihreaufrufadresse.rent-a-shop.ch/admin

Ihre Aufrufadresse ist jene, die Sie bei der Anmeldung selbst gewählt haben («ihreaufrufadresse» durch eigene Angaben ersetzen).

Den Benutzernamen teilen wir Ihnen in der E-Mail nach Ihrer Registrierung mit. Diesen können Sie bei Bedarf im Administrationsbereich ändern.

1.2 Installation

Beim ersten Login öffnet sich automatisch unser Einrichtungsassistent, wo Sie Ihre Firmendaten eingeben können. Klicken Sie auf den Button «Weiter» und dann auf «Fertig stellen». tinyERP wird nun vorbereitet. Das kann 1-2 Minuten dauern. Danach können Sie direkt beginnen, mit der Software zu arbeiten.

1.3 Standardfunktionen

In tinyERP stehen Ihnen die folgenden Funktionen in Abhängigkeit von der Dokumentenart zur Verfügung:

Diese befinden sich unterhalb der Eingabemaske.

Mit dem Button «Kopieren/Erstellen» erstellen Sie auf dem Auftrag oder der Offerte neue Dokumente. Diese werden miteinander verknüpft und sind auch in jedem Dokument sichtbar.

Mit dem Button «Per E-Mail senden» können Sie Dokumente direkt an den jeweiligen Ansprechpartner senden.

2. Navigation und Administration in tinyERP

Die Navigation in tinyERP ist intuitiv und für die tägliche Anwendung optimiert. Es gibt zwei Navigationen für die Bearbeitung von Webseite und Shop. Das Hauptmenü oben und das Administrationsmenü links.

2.1 Hauptmenü der Cloudplattform

Das Hauptmenü unterteilt sich in verschiedene Bereiche. Bei der Anwendung von tinyERP ohne andere Cloudabos sehen Sie das Menü mit «Konto» und «tinyERP».

Konto - Einstellungen hinsichtlich Benutzer und Gruppen, E-Mails, Ihr Profil und Abonnements sowie Dateimanager.
CMS - Einstellungen hinsichtlich der Website und Templates sowie Site Editor zur Erstellung bzw. Bearbeitung von Inhaltsseiten.
Shop - Administration und Gestaltung der Shop-Software.
tinyERP - Administration und Gestaltung der Business-Software tinyERP.
Kasse - Administration und Gestaltung des Kassensystems sowie Weiterleitung zum POS.
Newsletter - Administration des Newsletter Tools und Erstellung von Newslettern.

2.2 Administrationsmenü (links)

Im Administrationsmenü auf der linken Seiten finden Sie Haupt- und Untermenüs der jeweiligen Bereiche (Konto, CMS, Shop, tinyERP, Kasse und Newsletter). Hier finden Sie alles für die tägliche Arbeit. Produkte und Produktgruppen erfassen, die Auftragsabwicklung, den Einkauf, die Buchhaltung und weitere wichtige Funktionen.

2.3 Menü Hilfe

Hilfe
Auf der rechten Seite finden Sie relevante Hilfethemen zu den jeweiligen Bereichen. Diese werden dynamisch je nach Thema angezeigt und sollten Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen sein.

Abonnemente und Zusatzfunktionen
Abonnemente und Zusatzfunktionen finden Sie, indem Sie über das Hauptmenü «Konto» zu Mein Konto>Abonnement bzw. Zusatzfunktionen navigieren. Hier können Sie bei Bedarf weitere Funktionen freischalten, welche wiederum flexibel über Ihr Credit-Guthaben verrechnet werden.

3. Dokumente und Mails einrichten

Die professionelle Einrichtung von tinyERP können Sie im Menüpunkt «Gestaltung» (tinyERP>Übersicht>Gestaltung) vornehmen. Hier können Sie Dokumente und Mailvorlagen erfassen, ändern oder Textbausteine hinzufügen.

3.1 Dokumentvorlagen erstellen

In tinyERP stehen Ihnen vier Dokumentvorlagen für alle Dokumentarten zur Verfügung. Sie können diese individuell anpassen oder eine komplett neue Vorlage selber erstellen.
Neue Dokumentvorlage erfassen: Navigieren Sie über «tinyERP» zu Gestaltung>Dokumentvorlagen und klicken Sie auf den Button «Neue Dokumentvorlage».

Bild(tinyERP Dokumentvorlage anpassen)

Um Ihren Firmenauftritt professionell zu gestalten, erstellen Sie zuerst einen PDF-Hintergrund für Ihre Dokumentvorlage oder laden Sie unsere Dokumentvorlage in der Hilfe herunter, passen diese an und speichern Sie sie als PDF. Diesen Hintergrund erstellen Sie einmalig und können ihn bei Bedarf verändern. Der Hintergrund wird bei allen Dokumentvorlagen eingefügt.

>> Dokumentvorlage in docx-Format
>> Hilfe: Dokumentvorlage erstellen

3.2 Mailvorlage erstellen

In tinyERP haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Mailvorlagen pro Dokument zum Versenden von Dokumenten zu erstellen. Die Vorlage kann dann auf dem jeweiligen Dokument ganz unten mit dem Button «Per E-Mail senden» aufgerufen werden. Wir haben die wichtigsten Mailvorlagen für Sie erstellt.

Neue Mailvorlage erfassen: Gehen Sie über den Menüpunkt «tinyERP» zu Gestaltung>E-Mail-Vorlagen und klicken Sie auf die Schaltfläche «Neue E-Mail-Vorlage».

>> Hilfe: Mailvorlage erstellen

3.3 Textbausteine erfassen

Mit Textbausteinen können Sie für Ihre Dokumente individuelle Texte definieren und beim jeweiligen Dokument manuell hinzufügen. Diese werden dann in der Fusszeile des Dokumentes angezeigt.

Textbausteine erfassen Sie, indem Sie über «tinyERP» zu Gestaltung>Textbausteine navigieren und auf die Schaltfläche «Neuer Textbaustein» klicken.

>> Hilfe: Textbausteine erstellen

4. Einstellungen

In tinyERP gibt es mehrere Einstellungsebenen. Diese sind entweder allgemein gültig oder spezifisch für das Cloudabo tinyERP. Die generellen Einstellungen beziehen sich auf Benutzer, E-Mails, Abonnements, Zusatzfunktionen und Ihr Konto. In den ERP Einstellungen können Sie Einstellungen zur Konfiguration von Ihrem ERP machen.

4.1 ERP Einstellungen

Einstellungen Produktstamm: Unter den Einstellungen für den Artikelstamm können Sie die Mengeneinheit, den Mehrwertsteuersatz, die Preiserfassung und die Sortierung der Produktkategorien einstellen.
Einstellungen ERP: Hier können Sie einstellen, ob die Bestellungen aus dem Shop ins ERP übertragen werden und, ob Lagerbuchungen stattfinden sollen.
Heimatland: Im Feld Heimatland können Sie das Land der Haupttätigkeit festlegen. Weitere Länder können Sie bei «Erlaubt Länder» freischalten.
Währung: Hier können Sie die Standard-Währung definieren.

>> Zur Dokumentation ERP Einstellungen

4.2 Zahlungsarten erfassen und konfigurieren

tinyERP ist so eingestellt, dass drei Zahlungsarten – Vorauskasse, Bank und Barzahlung – vorkonfiguriert sind. Die Zahlungsarten können Sie individuell pro Dokument einziehen und vor der Verrechnung ändern.

Öffnen Sie die Zahlungsarten und passen Sie die gewünschte Zahlungsfrist an oder erfassen Sie eine Neue.
Name: Der Name erscheint auf allen Dokumenten. Dieser sollte also gut verständlich sein und entsprechende Zahlungsfristen beinhalten. z.B. Rechnung 30 Tage netto.
Identifikation: Eindeutiger Bezeichner, z.B. für den Import/Export in ERP-Systeme.
Zahlungsart: Wählen Sie die zutreffende Zahlungsart (Rechnung, Kredikarten, Kasse oder Vorauskasse) aus. Diese sind vordefiniert und können nicht geändert werden.
Sortierung: Tragen Sie hier eine Zahl ein. Diese bestimmt, in welcher Reihenfolge die Zahlungsart erscheint.
MwSt: Wählen Sie den Mehrwertsteuersatz aus, der auf Ihre Zahlungsart zutrifft.
Zahlungszuschlag und -abschlag: Sie können einen Zahlungszuschlag bzw. -abschlag absolut oder prozentual eingeben, wenn Sie für die Zahlungsart eine Gebühr erheben wollen. Sie können positive und negative Werte verwenden. Diese werden als Zuschlag oder Skonto ausgewiesen.
Konto: Standardmässig haben wir ein Konto für die Buchführung hinterlegt. Prüfen Sie, ob dieses Ihrem Kontorahmen entspricht, und ändern Sie es allenfalls in Buchhaltung>Konten.
Zahlungsfrist: Geben Sie die Zahlungsfrist in Tagen ein. Diese kommt dann zur Geltung, wenn eine Forderung fällig ist und dem Mahnlauf übergeben wird.

Erfassen einer neuen Zahlungsart¨

Um weitere Zahlungsarten hinzuzufügen, navigieren Sie zu Stammdaten>Zahlungsarten und klicken Sie auf die Schaltfläche «Neue Zahlungsart».

>> Zur Dokumentation der Zahlungsarten

4.3 Versandarten definieren

Standardmässig ist tinyERP mit zwei Versandarten vorkonfiguriert – "Abholung vor Ort" und "PostPac Economy". Um weitere Versandarten hinzuzufügen, gehen Sie im Shopsystem zu Stammdaten>Versandart. Wichtig: Wenn Sie in andere Länder als die Schweiz versenden, müssen Sie diese über Shop>Einstellungen>Erlaubte Länder hinzufügen.

Erfassen einer neuen Versandart:

Klicken Sie auf «Neue Versandart: Versand» und geben Sie einen aussagekräftigen Versandnamen ein. Diesen sieht der Kunde im Onlineshop bei der Auswahl der Versandarten.
Die Identifikation muss eindeutig sein, da sie für den Datentausch mit Drittsystemen verwendet wird. In der Regel ist der Versand ins Ausland steuerfrei.
Mit der Sortierung können Sie die Reihenfolge bestimmen, die der Kunde beim Abschliessen der Bestellung im Onlineshop zur Auswahl hat.
Geben Sie an, unter welchen Konditionen diese Versandart auswählbar sein soll und bestimmten Sie den MwSt.-Satz.
Bei den Versandoptionen können Sie das Gewicht und Masse pro Zielland definieren. Das funktioniert aber nur, wenn Sie diese Informationen auch auf Ihren Artikeln erfasst haben.

Sie können pro Versand- und Kundengruppe folgende Einstellungen machen:

Versandart auswählbar für eine bestimmte Kundengruppe
Mindestgewicht
Mindestbreite
Mindestbestellbetrag
Höchstbestellbetrag
Gratisversand ab
Mindermengenzuschlag (funktioniert nur, wenn auch ein Eintrag bei Mindestbestellbetrag getätigt wurde!)

Um neue Kundengruppen anzulegen, navigieren Sie zu Kundendaten>Gruppen: Zahlung & Versand und klicken Sie dann auf den Button «Neue Kundengruppe».

4.4 Steuerverhalten und Länder Einstellungen

In den Einstellungen für das Steuerverhalten können Sie einstellen, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Sie können Ihre Steuernummer hinterlegen. Sie können das Steuerverhalten pro Land definieren.

Länder Einstellungen
Bei den erlaubten Ländern können Sie die Länder konfigurieren, welche Sie für Bestellungen zulassen wollen. Sie gelangen zu diesen Einstellungen, indem Sie über Shop/tinyERP zu Einstellungen>Erlaubte Länder navigieren.

4.5 E-Mail Absender Einstellungen

Standardmässig werden alle E-Mails von Ihrem Onlineshop mit dem Absender no-reply@rent-a-site.ch versendet. Es sieht für den Kunden natürlich besser aus, wenn Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender erscheint. Hierzu können Sie ein vorhandenes E-Mail-Konto benützen oder eines der 25 E-Mail-Postfächer, welche im Cloudabo enthalten sind. Sie können mehrere Absender-E-Mail-Adressen erfassen.

Über Konto in E-Mail>Absender-Einstellungen können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

>> E-Mail Absender Einstellungen
>> Zur Dokumentation E-Mail und Domain einrichten

5. Kunden und Adressen

5.1 Kunde erfassen

Mit tinyERP können Sie Ihre Kunden an einem Ort verwalten und behalten dabei stets den Überblick. Die KMU Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Kunden einfach und intuitiv zu verwalten. Sie können Ansprechpartner und Kontaktdaten in tinyERP einsehen und haben dabei immer den Überblick über Ihre Kontakte.

Sie können die Kunden nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren. Kunden können entweder direkt im Dokument gesucht oder neu erfasst werden. Um einen neuen Kunden zu erfassen, gehen Sie zu Kundendaten>Kunden und klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuer Kunde».

5.2 Alle relevanten Informationen auf der Kundenansicht

Auf dem Kunden haben Sie alle relevanten Informationen wie Kontaktdaten und Dokumente, die diesen betreffen, sowie einen aktuellen Kontoauszug. Sie können Auszahlungen auf Kunden buchen.

5.3 Kunden importieren und exportieren

Sie haben viele Kundendaten und möchten diese in tinyERP importieren? Oder Sie möchten die Daten Ihrer bereits erfassten Kunden aus tinyERP exportieren? Mit der Kunden-Import- und Kunden-Export-Funktion ist beides kein Problem. Dabei können Sie die Datenfelder-Konfigurationen nach Ihren eigenen Bedürfnissen erstellen. Diese können Sie dann bei beliebig vielen Importen bzw. Exporten benutzen.

6. Auftragsverwaltung

6.1 Produkte, Produktgruppen und Positionen in Dokumenten

Wie erfasse ich eine Position in einem Dokument?
Die Positionen in einem Dokument können durch die Produkte im Produktstamm erfasst werden (Waren und Dienstleistungen sind möglich) oder Sie geben die Anfangsbuchstaben des jeweiligen Produkts oder der Dienstleistung ein und diese erscheinen in der Suchliste auf der Position. Sie können die Position auch frei eintragen, ohne ein Produkt im Voraus erfasst zu haben. Dieses wird dann in der Merkliste gespeichert.

Wie erfasse ich ein Produkt?
Sie erfassen neue Produkte oder jene mit Varianten, indem Sie zu Produktstamm>Produkte navigieren und dann auf den Button «Neues Produkt» klicken.

Produkte können mit wenigen Angaben in tinyERP einfach und übersichtlich erfasst werden. Sie beinhalten aber auch einen grossen Funktionsumfang wie beispielsweise Varianten, Staffelpreise, Produktbilder für eine Kasse oder einen Onlineshop, Einstandspreise und Produktbeschreibungen.

>> Hilfe: Produkt erfassen

Wie erfasse ich eine Produktgruppe?
Sie erfassen neue Produktgruppe, indem Sie zu Produktstamm>Produktgruppen navigieren und dann auf den Button «Neue Produktgruppe» klicken.

Die Produktgruppe dient in tinyERP zur logischen Zuordnung eines Produktes in einer Gruppe. Die Produktegruppe kann in vielen Bereichen gefiltert und für einen Onlineshop benützt werden.

>> Hilfe: Produktbeschreibung

6.2 Offerte erstellen und bearbeiten

In der Business Software von tinyERP können Sie mit wenigen Klicks einfach ein Angebot in der Cloud erstellen. Sie haben dabei den vollen Zugriff auf Ihre Produkte und Dienstleistungen aus dem Produktstamm. Kunden können direkt im Angebot einfach ausgewählt oder neu erstellt werden.

Tipp: Wenn Sie unter Gestaltung>Dokumentvorlagen Ihre Dokumentvorlage hochladen, wird sie in Ihren Angeboten, Rechnungen und Dokumenten als PDF angezeigt. Zusätzlich kann jedes Dokument als PDF per E-Mail versendet werden.

Die wichtigsten Funktionen für die Angebotserstellung in Kürze:

Zentrale Verwaltung aller Angebote mit entsprechendem Status
Positionen manuell erfassen oder aus Produktkatalog per Direktsuche importieren
Angebote mit einem Klick in Aufträge umwandeln
Direkter E-Mail-Versand aus dem Dokument

6.3 Auftrag erstellen und bearbeiten

Um ein neues Angebot zu erstellen, navigieren Sie zu Aufträge>Offerten und klicken Sie auf den Button «Neue Offerte». Im nächsten Schritt wählen Sie einen Kunden aus oder erfassen Sie einen neuen Kunden. Nun können Sie Ihr Angebot im Angebotseditor wie folgt bearbeiten:

Die Offertennummer ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die automatisch vergeben wird. Sie können diese bei Bedarf manuell ändern.
Rechnungs- und Lieferadresse, Land werden aus dem Kundenstamm gezogen und können manuell angepasst werden.
Beim Datum ist das Datum zusehen, an welchem Ihr Angebot ausgestellt wurde. Manuelle Änderungen sind möglich. Zusätzlich können Sie ein Angebotsgültigkeitsdatum erfassen.
In der Fusszeile können Sie noch weitere Informationen zum Angebot bzw. eine persönliche Notiz an Ihre Kunden mitteilen. Hier können Sie auch Textbausteine verwenden.
Bei den Positionen können Sie direkt ein Produkt bzw. eine Dienstleistung eingeben oder ein Produkt aus dem Produktkatalog per Direktsuche auswählen. Manuell eingegebene Produkte werden in der Merkliste gespeichert.
Geben Sie die Menge ein und wählen Sie eine Einheit aus. Wenn Ihre benötigte Einheit nicht vorhanden ist, können Sie diese in Gestaltung>Mengengerüste erfassen.

Der Preis je Artikel wird automatisch zu einem Positionstotal und alle Positionen werden zu einer Gesamtsumme zusammengezählt. Die Mehrwertsteuer kann nach den aktuell gültigen Mehrwertsteuersätzen erfasst werden. Rabatte können in Prozent angegeben werden. Die Gesamtsumme Ihres Angebots (inkl. MwSt. und Rabatte) wird automatisch berechnet.

Angebot per E-Mail versenden

In tinyERP können Sie Angebote direkt an Ihre Kunden versenden. Dabei können Sie entweder eine Mailvorlage verwenden oder einen eigenen Text eingeben. Klicken Sie unten auf dem Dokument den Button «Per E-Mail senden» und wählen Sie die entsprechende Vorlage aus.

Angebot in Auftrag umwandeln

Sie können Ihre Offerte in tinyERP direkt in einen Auftrag umwandeln. Öffnen Sie die Offerte, welche Sie umwandeln möchten, und klicken Sie den Button «Kopieren/Erstellen»>«Auftrag erstellen». Aus Ihrer Offerte wird nun ein Auftrag erstellt und Sie können diesen bearbeiten.

Weiterführende Informationen:
>> tinyERP Hilfe

Wir wünschen Ihnen viel Spass mit tinyERP. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.