Kassensysteme - Erste Schritte

Kassensystem - Erste Schritte

Kassensystem - Erste Schritte

Ein benutzerfreundliches Kassensystem ist das A und O für die Bedienung eines Kunden im Einzelhandel. Das Kassensystem von Rent-a-Shop beinhaltet neben der Kassensoftware auch die Warenwirtschaft von tinyERP. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kasse einrichten und bedienen. Das Inhaltsverzeichnis ist klickbar und führt Sie an die richtige Stelle im Blogbeitrag. 

1. Vorbereitungen und Registrierung

Nach Ihrer Registrierung (hier klicken - 30 Tage kostenlos ohne Verpflichtung) erhalten Sie innert weniger Minuten die Daten für Ihren Zugang zur tinyERP Warenwirtschaft per E-Mail zugeschickt. Um sich im Administrationsbereich anzumelden, geben Sie Ihre persönlichen Login-Daten ein. Beim ersten Aufruf erscheint der Einrichtungsassistent von tinyERP. 

1.1 Login & Systemvoraussetzungen

Zur Anmeldemaske gelangen Sie, indem Sie in Ihrem Webbrowser die per E-Mail zugestellte URL aufrufen. Diese setzt sich folgendermassen zusammen:

ihreaufrufadresse.rent-a-shop.ch/admin

Ihre Aufrufadresse ist jene, die Sie bei der Anmeldung selbst gewählt haben («ihreaufrufadresse» durch eigene Angaben ersetzen).

Den Benutzernamen teilen wir Ihnen in der E-Mail nach Ihrer Registrierung mit. Diesen können Sie bei Bedarf im Administrationsbereich ändern.

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Systemvoraussetzung für die Webkasse

Beim Kassensystem von Rent-a-Shop handelt es sich um eine Webkasse, welche direkt über den Browser bedient werden kann. Die Kasse kann hardwareunabhängig bedient werden und ist touchoptimiert für Tablets. Sprich, Sie funktioniert auf jedem Tablet wie iPad, Samsung Galaxy Tab, aber auch auf Ihrem Laptop oder PC. Der Druck der Kassenbons erfolgt direkt aus dem jeweiligen Gerät an den Bondrucker. Dieser wird im Idealfall im LAN eingebunden.    

1.2 Einrichtungsassistent tinyERP

Beim ersten Login öffnet sich automatisch unser Einrichtungsassistent, wo Sie Ihre Firmendaten eingeben können. Klicken Sie auf  «Weiter» und dann auf «Fertig stellen». tinyERP wird nun vorbereitet. Dies kann 1-2 Minuten dauern. Danach können Sie beginnen, mit der Software zu arbeiten. 

KMU Software Einrichtung

1.3 Kassensystem freischalten

Um das Kassensystem freizuschalten, navigieren Sie zu Einstellungen>Abonnement und wählen Sie das Abo «POS-Version» für CHF 44.90 inkl. MwSt. pro Monat. Danach sollten Sie über genügend Credits verfügen, um die Webkasse in den Zusatzfunktionen freischalten zu können: 

Onlinekasse freischalten
Für das POS Kassensystem benötigen 25 Credits pro Kasse. Sprich, wenn Sie mehrere gleichzeitige Kassensitzungen benötigen, können Sie dies hier ergänzen. Die Kassenbenutzer sind unlimitiert. 

Menü Kassensystem


Nach dem Freischalten der Kassenfunktion wird ein neuer Menüpunkt sichtbar. Im Menü können Sie die Kasse direkt öffnen oder zu «Einstellungen» gelangen, wo Sie Ihre Kasse einrichten können. Ferner können Sie hier die Standorte und Drucker für das Kassensystem hinterlegen.


2. Kasse einrichten

Die Einrichtung des Kassensystems besteht aus verschiedenen Schritten. Einerseits dürfen Sie die Warenwirtschaft , das Kassensystem und die Quittungsinformationen einrichten und andererseits die Kassenhardware installieren, also Bondrucker, Barcodescanner und Kassenschublade. 

2.1 Kassensystem einrichten

Kassenbenutzer erstellen 

  1. Navigieren Sie auf Einstellungen>Benutzerverwaltung und erstellen Sie einen neuen Benutzer. Sie können unlimitierte Kassenbenutzer erstellen. Fügen Sie weitere Kassenbenutzer hinzu.
  2. Fügen Sie den Benutzer einem Standort hinzu, indem Sie über den Menüpunkt Kasse zu POS Einstellungen>POS Standorte navigieren. Erfassen Sie zuerst einen Standort, wenn Sie noch keinen erfasst haben. 
  3. Da die Kasse pro Sitzung gesteuert wird, können Sie an einem Tablet oder Laptop auf einmal einen Benutzer verwenden. Bestehende Benutzer werden beim Anmelden erkannt und können aus der Kasse ausgeschlossen werden.

Kassenkunde (Gastkunde) erstellen 

Der Gastkunde dient dazu, Kassenaufträge, welche keinem Kunden zugeordnet werden können, auf diesen zu erfassen. Der Kunde "Kasse" kann zusätzlich auch zur Auswertung der Kasse genützt werden. Sie müssen den Gastkunden einmalig erstellen und in den POS Einstellungen hinterlegen. 

  1. Navigieren Sie über den Menüpunkt tinyERP zu Kundendaten>Kunden. Erstellen Sie einen neuen Kunden mit der Firmenbezeichnung "Kasse" sowie der Adresse von Ihrem Standort. Auf diesen Kunden werden die ganzen Kassenaufträge erstellt, sofern der Kunde "Gast" im Kassensystem ausgewählt ist. 
  2. Öffnen Sie die Kasseneinstellungen, indem Sie über den Menüpunkt Kasse zu «Einstellungen» navigieren. Erfassen Sie unter "Gast-Kunde" den Kunden "Kasse"

Kasseneinstellung und -verhalten

Öffnen Sie die Kasseneinstellungen unter Kasse>POS Einstellungen. Sie finden auf dieser Seite eine übersichtliche Darstellung aller wichtigen Einstellungen für Ihre Kasse und für die Quittung. 


Layout:

  • Theme-Style: Wählen Sie optional den Stil des Themes für Ihr Gerät aus. Aurora für PC/Laptop, Ios für iPad, Md für Android.
  • Themenfarbe der Kasse: Diese kann nur pro Kasse und nicht pro Benutzer eingestellt werden.
  • Theme-Helligkeit: Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Darkmode zu aktivieren.
  • Raster-Aufteilung: Hier können Sie einstellen, ob die Ansicht Ihres Kassensystems in einer 70-30-Aufteilung oder einer 50-50-Aufteilung erscheinen soll.
  • Raster: Anzahl Kacheln pro Zeile: Hier können Sie einstellen, wie viele Kacheln pro Zeile angezeigt werden sollen. Generell können Sie hier zwischen 2 bis 6 Kacheln pro Zeile auswählen.

System:

  • Gast-Kunde: Geben Sie den Namen des Gast-Kunden an.
  • Logo: Laden Sie ihr System-Logo hoch. Dieses erscheint als  Verknüpfung auf Ihrem Desktop.
  • Katalogdarstellung: Zeigen Sie die Anzahl der Kategorien oder Produkte, die Artikelnummer, Bilder, den Lagerplatz oder Lagerbestände an.

Verhalten:

  • Checkout: Quittung nach Bestellung?: Bestimmen Sie, ob eine Quittung nach der Bestellung gedruckt werden soll.
  • Eingabe: Keypad nutzen?: Nützen Sie für die Eingabe der Anzahl und des Preises ein Zahlenfeld. Vor allem beim Arbeiten nur mit dem Barcodescanner ist dies eine nützliche Funktion.
  • Frage, ob alle Artikel gescannt wurden: Legen Sie fest, ob bei dem Übergang vom Warenkorb zum Zahlvorgang diese Frage angezeigt werden soll. 
  • Warenkorb: Produkte automatisch zusammenfassen?/Warenkorb: Freipositionen automatisch zusammenfassen?: Bestimmen Sie, ob Produkte oder Freipositionen automatisch in einer Position zusammengefasst werden, oder, ob diese als einzelne Positionen dargestellt werden.
  • Warenkorb: Bearbeitendialog bei Warenkorbupdate (neu)?/Warenkorb: Bearbeitendialog bei Warenkorbupdate (existierend)?:Bestimmen Sie den Bearbeitungsdialog bei Warenkorbupdates.
  • Sicherheit: Benutzerwechsel: Mit Passwort oder PIN oder ohne Authentifizierung. Der PIN-Code kann auf der Kasse benutzerspezifisch definiert werden. Bestimmen Sie somit den Sicherheitsgrad beim Benutzerwechsel.
  • Lagerbuchungen erzwingen: Bei Produkten mit Lagerführung werden nur Aufträge abgeschlossen und im Rüstschein verbucht, was aktuell an Lager ist. Wenn es nicht an Lager ist, wird der Auftrag nicht abgeschlossen, sondern eine Reservierung angelegt, der Artikel wird nicht auf dem Rüstschein verbucht. Bei Aktivierung dieser Option wird diese Logik ausgehebelt. D.h., hier wird immer ein Auftrag abgeschlossen und ein Rüstschein erstellt, unabhängig davon, ob Sie Lager führen oder nicht. Somit wird mit dieser Funktion die Anzahl des Artikels bei Produkten ohne und mit Lagerführung immer um die Anzahl der gekauften Produkte reduziert und es findet keine Reservierung des Produktes statt. Das ist insbesondere für Läden hilfreich, die z.B. Frischware verkaufen, kein Lager führen, aber die Aufträge nicht manuell abschliessen wollen. 
  • Preisänderung-Standard: Bestimmen Sie, wie die Preisänderung konkret erfolgen soll.

Funktionen:

  • Legen Sie fest, wie die Funktion des Warenkorbs realisiert werden soll.

Terminal:

Quittung:

  • Wählen Sie Ihr Logo aus und ändern Sie die Fuss- und Kopfzeile für die Kassenlösung.

2.2 Zahlungsarten für Kasse konfigurieren

  1. Navigieren Sie auf  tinyERP>Stammdaten>Zahlungsarten.
  2. Erstellen Sie eine neue Zahlungsart oder bearbeiten Sie eine bestehende Zahlungsart.
  3. Wählen Sie unter Kassen>POS-Einstellungen, ob die Zahlungsart auf der Kasse angezeigt werden soll. 
  4. Prüfen Sie auf tinyERP>Buchhaltung>Konten, ob ein Buchungskonto hinterlegt ist. Wenn nicht, sollte dieses hinterlegt werden. Sie können selber eigene Konten hinzufügen.   
  5. Prüfen Sie, ob die Zahlungsart in der Kasse angezeigt wird, und machen Sie einen Testverkauf für diese Zahlungsart. Diesen können Sie im Anschluss wieder löschen. 

Was gibt es bei den Zahlungsarten zu beachten ? 

  • Die Zahlungsart Barzahlung öffnet automatische die Kassenschublade. Die anderen Zahlungsarten tun dies nicht. Die Kassenschublade können Sie immer auch manuell im Warenkorb>Weitere Aktionen>Kassenschublade öffnen.  
  • Die Zahlungsarten werden im Moment nicht dem Auftrag in tinyERP zugeordnet. Diese können Sie im Nachhinein manuell zuordnen.  

2.3 Bondrucker und Kassenschublade

In Rent-a-Shop POS können Sie mehrere Kassendrucker benützen. Sie können den Kassendrucker direkt aus der Software ansteuern. Für die Installation der Kassendrucker gehen Sie bitte folgende Schritte durch: 

Bondrucker installieren 

  1. Installieren Sie den Kassendrucker im Netzwerk. Wir empfehlen einen LAN-Drucker mit fixer IP-Adresse. Das haben wir auch getestet.
  2. Ihr Kassendrucker verfügt über kein Sicherheitszertifikat. Aus diesem Grund müssen Sie für jeden Browser, mit dem Sie die Kasse nützen, die IP-Adresse der Drucker als vertrauenswürdig einstufen. Rufen Sie dafür die IP-Adresse des Druckers im Browser auf und erlauben Sie die unsichere Verbindung. Danach können Sie über die POS Drucker drucken.
  3. Navigieren Sie über das Top-Menü zur Kasse>POS Einstellungen>POS-Drucker
  4. Fügen Sie einen neuen Drucker hinzu. 
  5. Benennen Sie den Drucker und fügen Sie IP-Adresse hinzu. Die IP-Adresse muss immer fix sein.
  6. Der Standardname für die DeviceID ist immer "local_printer". 
  7. Klicken Sie auf «Speichern» und testen Sie, ob Sie einen Kassenauftrag erfassen und drucken bzw. die Kassenschublade öffnen können. 

Kassenschublade in Betrieb nehmen 

  1. Schliessen Sie die Kassenschublade an den Bondrucker. 
  2. Testen Sie, ob sich die Kassenschublade öffnet. Das können Sie prüfen, indem Sie zu Warenkorb>Weitere Aktionen>Kassenschublade öffnen navigieren.  

2.4 SumUp Kreditkartenterminal einrichten

Sie haben die Möglichkeit, Rent-a-Shop als SumUp Kassensystem zu nützen. Dabei benötigen Sie das Kassensystem von Rent-a-Shop und ein SumUp Kreditkartenterminal, welches Sie auf https://ch-de.sumup.com/ erwerben können. Die Einrichtung kann in einigen Minuten selber erfolgen. 

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie SumUp einrichten.

3. Kasse bedienen

Das Kassensystem von Rent-a-Shop bietet vollumfängliche Möglichkeiten, um Ihre Kunden an der Ladentheke effizient zu bedienen. 

3.1 Kasse öffnen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um auf die Kassenansicht zu gelangen. 

Über tinyERP: Klicken Sie auf «Kasse öffnen» und die Kasse wird im selben Browserfenster geladen. 

Direkt über URL-Eingabe im Browser:  www.ihreaufrufadresse.ch/pos - Sofern Ihre Kasse aktiviert ist, kommen Sie zum Login der Kasse. Loggen Sie sich mit Ihrem Kassenbenutzer ein. 

Sie werden daraufhin auf die Login-Seite weitergeleitet. Dort können Sie neben der Eingabe Ihrer Zugangsdaten in Abhängigkeit von Ihren Einstellungen den Standort und Sprache einstellen, für die die Session gültig sein soll.

3.2 Produkte verkaufen

So verkaufen Sie Produkte, die Sie zuvor in Ihrem Produktkatalog angelegt haben: 

  1. Suchen Sie Ihre Produkte über die Kategoriestruktur, die Suche oder einen Merkmalsfilter. Scannen Sie die Produkte mit unserem Barcodescanner oder klicken Sie auf ein Produkt. Daraufhin wird das Produkt in den Warenkorb auf der rechten Seite übernommen. Falls das Produkt Varianten enthält, öffnet sich ein Fenster, wo die gewünschte Variante ausgewählt werden kann. Klicken Sie auf eine Variante. Diese wird daraufhin in den Warenkorb übernommen.
  2. Fügen Sie bei Bedarf weitere Produkte, Gutscheine oder Freipositionen hinzu. 
  3. Klicken auf «Bezahlen», um den Verkauf abzuschliessen.
  4. Nach Auswahl einer Zahlungsart wird der Bezahlvorgang automatisch abgeschlossen. Um einen Zahlvorgang abzuschliessen, klicken Sie direkt im Dialogfenster der gewählten Zahlungsart unten rechts auf den Button «Bezahlen». So wird eine schnelle Zahlungsabwicklung ermöglicht. Der Bezahlvorgang wurde abgeschlossen. Es erscheint ein Dialog, ob Sie die Quittung drucken möchten, sofern Sie diese Option vorher im Backend aktiviert haben.


Weitere Funktionen - Verkauf unterbrechen und und von anderem Kassenbenutzer übernehmen

3.3 Freipositionen erfassen

Produkte, die Sie nicht im Katalog angelegt haben, können Sie über die Funktion "Freipositionen" verkaufen:

Freipositionen anlegen im Kassensystem

  1. Klicken Sie unten auf den mittleren Reiter "Freipositionen", um eine Freiposition hinzuzufügen.
  2. Wählen Sie «Freipositionen anlegen».
  3. Vergeben Sie einen Namen, Preis, Mengen-Typ und Mehrwertsteuer-Satz. 
  4. Die Freiposition wird in Ihrer Merkliste angelegt und steht Ihnen zukünftig als Freiposition ebenso zur Auswahl wie die anderen Produkte.

3.4 Warenkorb anpassen

Im Warenkorb haben Sie verschiedene Anpassungsmöglichkeiten. Dies macht den Warenkorb der Kasse sehr flexibel. Das Kassensystem ist touchoptimiert und daher für Tablets und Laptops geeignet. Im Warenkorb können Sie die Änderung mit einem Klick auf das Drei-Punkte-Icon vornehmen. 

Warenkorb im Kassensystem anpassen

  • Markierung: Identifizieren Sie Ihre Kunden mit verschiedenen Markierungsfarben. Somit können Sie einen Kassenverkauf unterbrechen, dem Kunden seine Farbe mitteilen, und später wieder weiter einkassieren. 
  • Kundenzuordnung: Sie können den Warenkorb einem bestehenden Kunden zuordnen. Dabei werden hinterlegte Konditionen übernommen.
  • Löschen: Löscht diese Position aus Ihrem Warenkorb. Um diese wieder hinzuzufügen, müssen Sie das Produkt nochmals dem Warenkorb hinzufügen.
  • Anzahl anpassen: Mit dieser Funktion können Sie die Anzahl des Produktes im Warenkorb ändern.
  • Preis anpassen: Mit dieser Funktion können Sie die den Preis ändern oder einen Spezialpreis ausweisen.
  • Position aufteilen: Diese Funktion erscheint, wenn zwei gleiche Produkte im Warenkorb sind. Sie können dann zwei Positionen erstellen und eine davon z.B. mit einem Spezialpreis versehen.

3.5 Verkauf abschliessen

  1. Wählen Sie die Zahlungsarten. Bei Barzahlung wird die Bargeldauswahl angezeigt. Der Rückgeldrechner zeigt Ihnen an, wie viel Geld der Kunde zurück bekommt. Sie können auch mehrere Zahlungsarten mischen. 
  2. Klicken Sie auf «Bezahlen».
  3. Klicken Sie auf «Ja», wenn Sie den Kassenbon ausdrucken möchten. Diese Frage erscheint nur, wenn diese in den POS Einstellungen aktiviert wurde.
  4. Nach Abschluss des Verkaufs werden Sie automatisch auf die initiale Verkaufsmaske weitergeleitet. In den «Bestellungen» werden alle Verkäufe und Aufträge aus der Auftragsabwicklung von tinyERP angezeigt. 

3.6 Gutscheine und Rabatte

Steigern Sie die Treue Ihrer Kunden. Ein Gutschein bindet einen Kunden an Ihr Ladengeschäft. Mit der Zusatzfunktion "Promotionen" können Sie festlegen, welche Werte und Gültigkeit Ihre Coupons haben. Gutscheine können in ihrer Verwendung limitiert werden.

Um einen neuen Gutscheincode zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie die Zusatzfunktion «Promotionen», indem Sie über das Menü zu Konto>Mein Konto>Zusatzfunktionen navigieren. Hierfür benötigen Sie 5 Credits. 
  2. Navigieren Sie über das Menü zu Shop/tinyERP>Kundendaten>Promotionen
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neue Promotion», um einen neuen Gutscheincode hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie anschliessend auf den Button «Speichern». Der Gutschein wird nun in der Kasse angezeigt, es sei denn, dieser wurde komplett verwendet oder das Gültigkeitsdatum ist abgelaufen. 

4. Navigation und Administration in tinyERP

Die Navigation in tinyERP ist intuitiv und für die tägliche Anwendung optimiert. Es gibt zwei Navigationen für die Bearbeitung von Webseite und Shop. Das Hauptmenü oben und das Administrationsmenü links.

4.1 Hauptmenü 

Das Hauptmenü unterteilt sich in verschiedene Bereiche. Bei der Anwendung der POS bzw. tinyERP ohne andere Cloudabos sehen Sie das Menü mit «Konto», «tinyERP» und «Kasse»

Konto - Einstellungen hinsichtlich Benutzer und Gruppen, E-Mails, Ihr Profil und Abonnements sowie Dateimanager. 

CMS - Einstellungen hinsichtlich der Website und Templates sowie Site Editor zur Erstellung bzw. Bearbeitung von Inhaltsseiten.

Shop - Administration und Gestaltung der Shop-Software.

tinyERP - Administration und Gestaltung der Business-Software tinyERP.

Kasse - Administration und Gestaltung des Kassensystems sowie Weiterleitung zum POS.

Newsletter - Administration des Newsletter Tools und Erstellung von Newslettern.

4.2 Administrationsmenü (links)

Im Administrationsmenü auf der linken Seiten finden Sie Haupt- und Untermenüs der jeweiligen Bereiche (Konto, CMS, Shop, tinyERP, Kasse, Newsletter). Hier finden Sie alles für die tägliche Arbeit: Produkte und  Produktgruppen erfassen, die Auftragsabwicklung, den Einkauf, die Buchhaltung und weitere wichtige Funktionen.  

4.3 Menü Hilfe

Hilfe

Auf der rechten Seite oben finden Sie relevante Hilfethemen zu den jeweiligen Bereichen. Diese sollten Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen sein. 

Abonnemente und Zusatzfunktionen

Abonnemente und Zusatzfunktionen finden Sie, indem Sie über das Hauptmenü «Konto» zu Mein Konto>Abonnement bzw. Zusatzfunktionen navigieren. Hier können Sie bei Bedarf weitere Funktionen freischalten, welche wiederum flexibel über Ihr Credit-Guthaben verrechnet werden.   


Weiterführende Informationen:

Weitere Informationen zu unserem Kassensystem finden Sie unter tinyERP Hilfe  und POS Hilfe .

Wir wünschen Ihnen viel Spass mit dem Rent-a-Shop Kassensystem . Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

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