Kassensysteme - Erste Schritte

Kassensystem - Erste Schritte

Kassensystem - Erste Schritte

Ein benutzerfreundliches Kassensystem ist das A und O für die Bedienung eines Kunden im Einzelhandel. Das Kassensystem von Rent-a-Shop beinhaltet neben der Kassensoftware auch die Warenwirtschaft von tinyERP. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen wie die Kasse einrichten und bedienen. Das Inhaltsverzeichnis ist klickbar und führt Sie an die richtige Stelle im Blogbeitrag. 

Vorbereitungen und Registrierung

Nach Ihrer Registrierung ( hier klicken - 30 Tage kostenlos ohne Verpflichtung) erhalten Sie innert weniger Minuten die Daten für Ihren Zugang zur tinyERP Warenwirtschaft per E-Mail zugeschickt. Um sich im Administrationsbereich anzumelden, geben Sie Ihre persönlichen Login-Daten ein. Beim ersten Aufruf erscheint der Einrichtungsassistent von tinyERP. 

Kassensystem - Login in die Administration von tinyERP

Zur Anmeldemaske gelangen Sie, indem Sie in Ihrem Webbrowser die per Mail zugestellte URL aufrufen. Diese setzt sich folgendermassen zusammen: ihreaufrufadresse.rent-a-shop.ch/admin

Die Angaben vor dem ersten Punkt entsprechen der Aufrufadresse, die Sie bei der Anmeldung selbst gewählt haben («ihreaufrufadresse» durch eigene Angaben ersetzen).

Den Benutzernamen teilen wir Ihnen in der E-Mail nach Ihrer Registrierung mit. Diesen können Sie bei Bedarf im Administrationsbereich ändern.

kmu software login

Systemvoraussetzung für die Webkasse

Beim Kassensystem von Rent-a-Shop handelt es sich um eine Webkasse, welche direkt über den Browser bedient werden kann. Die Kasse kann hardwareunabhängig bedient werden und ist touchopitmiert für Tablets. Sprich Sie funktioneirt auf jedem Tablet wie iPad, Samsung Galaxy Tab, aber auch auf Ihrem Laptop oder PC. Der Druck der Kassenbons erfolgt direkt aus dem jeweiligen Gerät an den Bondrucker. Dieser wird im Idealfall im LAN eingebunden.    

tinyERP Warenwirtschaft Einrichtung

Beim ersten Login öffnet sich automatisch unser Einrichtungsassistent, wo Sie Ihre Firmendaten eingeben können. Klicken Sie auf WEITER und dann auf FERTIG STELLEN. tinyERP wird nun vorbereitet. Dies kann 1-2 Minuten dauern. Danach können Sie direkt loslegen. 

KMU Software Einrichtung

1.3 Kassensystem freischalten

Um das Kassensystem freizuschalten, navigieren Sie zu Einstellungen > Abonnement und wählen Sie das Abo "POS-VERSION" für CHF 44.90 inkl. MwSt. im Monat. Danach sollten Sie über genügend Credits verfügen, um die Webkasse in den Zusatzfunktionen freischalten zu können: 

Onlinekasse freischalten
Für das POS Kassensystem benötigen 25 Credits pro Kasse. Sprich wenn Sie mehrere gleichzeitige Kassensitzungen benötigen, können Sie dies hier ergänzen. Die Kassenbenutzer sind unlimitiert. 


Nach dem Freischalten der Kassenfunktion wird ein neuer Menüpunkt sichtbar. 

Kassensystem Menü

Im Menü können Sie die Kasse direkt öffnen oder zu POS-Einstellungen gelangen, wo Sie Ihre Kasse einrichten können.


2. Kasse einrichten

Die Einrichtung des Kassensystems besteht aus verschiedenen Schritten. Einerseits dürfen Sie die Warenwirtschaft , das Kassensystem, die Quittungsinformationen einrichten und andererseites die Kassenhardware, also Bondrucker, Barcodescanner und Kassenschublade installieren. 

2.1 Kassensystem einrichten

Kassenbenutzer erstellen 

  1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Benutzerverwaltung und erstellen Sie einen neuen Benutzer mit der Rolle "Kassenbenutzer". Sollte diese Rolle nicht vorhanden sein, erstellen eine Neue im Menü Punkt "Gruppen". Sie können unlimiterte Kassenbenutzer erstellen. Fügen Sie weitere Kassenbenutzer hinzu. 
  2. Öffnen Sie die Kasseneinstsellungen unter Kasse > POS Einstellungen. Erfassen Sie unter der Berechtigungsrolle die Gruppe "Kassenbenutzer". 

Kassenkunde (Gastkunde) erstellen 

Der Gastkunde dient dazu Kassenaufträge, welche keinem Kunden zugeordnet werden können auf einen Gastkunden zu erfassen. Der Kunde "Kasse" kann zusätzlich auch zur Auswertung der Kasse genützt werden. Sie müssen den Gastkunden einmalig erstellen und in den POS Einstellungen hinterlegen.  

  1. Navigieren Sie auf tinyERP > Kunden und erstellen Sie einen neuen Kunden mit der Firmenbezeichnung "Kasse" und der Adresse von Ihrem Standort. Auf diesen Kunden werden die ganzen Kassenaufträge erstellt, sofern der Kunde Gast im Kassensystem ausgewählt ist. 
  2. Öffnen Sie die Kasseneinstsellungen unter Kasse > POS Einstellungen. Erfassen Sie unter Gast-Kunde den Kunden "Kasse". 

Kasseneinstellung und -verhalten

  1. Öffnen Sie die Kasseneinstsellungen unter Kasse > POS Einstellungen. Sie finden auf dieser Seite alle wichtigen Einstellungen für Ihre Kasse und für die Quittung. 
  2. Theme-Style: Wählen Sie optional den Stil des Themas für Ihr Gerät. Aurora für PC/Laptop, Ios für iPad, Md für Android.
  3. Themenfarbe der Kasse: Diese kann nur pro Kasse und nicht pro Benutzer eingestellt werden.
  4. Anzeige Katalog und Artikel: Zeigen Sie Artikelnummer, Bilder, Lagerplatz oder Lagerbestände an.
  5. Verhalten: Bestimmen Sie ob Produkte oder Freipositionen automatisch in eine Position zusammengefasst oder ob diese als einzelne Position dargestellt werden.
  6. Keypad / Nummernblock: Nützen Sie für die Eingabe der Anzahl und des Preises ein Zahlenfeld. Vor allem beim Arbeiten nur mit dem Barcodescanner ist dies eine nützliche Funktion. Beim Benutzer eines Scanners auf einem Tablet wird die Tastatur in den meisten Fällen nicht mehr berücksichtigt. 
  7. Zahlungsarten: Verbinden Sie die Zahlungsarten von tinyERP mit dem Kassensystem. Sobald Sie das Kasse aktiviert haben, erscheint auf der Zahlungsart eine neue Einstellung mit welcher Sie die die Zahlungsart für die Kasse freigeben können.
  8. Kassenquittung: Wählen Sie Ihr Logo aus und ändern Sie die Fuss- und Kopfzeile für die Kassenlösung.

2.2 Zahlungsarten für Kasse konfigurieren

  1. Navigieren Sie auf  tinyERP > Stammdaten > Zahlungsarten.
  2. Erstellen Sie eine neue Zahlungsart oder bearbeiten Sie eine bestehende Zahlungsart.
  3. Wählen Sie unter Kassen/POS-Einstellungen, ob die Zahlungsart auf der Kasse angezeigt werden soll. 
  4. Prüfen Sie ob ein Buchungskonto hinterlegt ist. Wenn nicht sollte dieses hinterlegt werden. Sie können selber eigene Konten hinzufügen.  
  5. Prüfen Sie ob die Zahlungsart in der Kasse angezeigt wird und machen Sie einen Testverkauf für diese Zahlungsart. Diesen können Sie im Anschluss wieder löschen. 

Was gibt es bei den Zahlungsarten zu beachten ? 

  • Die Zahlungsart Barzahlung öffnet automatische die Kassenschublade. Die anderen Zahlungsarten tun dies nicht. Die Kassenschublade können Sie immer auch manuell im Warenkorb > Weitere Aktionen > Kassenschublade öffnen.  
  • Die Zahlungsarten werden im Moment nicht dem Auftrag in tinyERP zugeordnet. Diese können Sie im Nachhinein manuell zuordnen.  

2.3 Bondrucker und Kassenschublade

In Rent-a-Shop POS können Sie mehrere Kassendrucker benützen. Sie können den Kassendrucker direkt aus der Software ansteuern. Für die Installation der Kassendrucker gehen Sie bitte folgende Schritte durch: 

Bondrucker installieren 

  1. Installieren Sie den Kassendrucker im Netzwerk. (Wir empfehlen einen LAN-Drucker mit fixer IP-Adresse. Dies haben wir auch getestet.)
  2. Sicherheitszertifikat Kassenbrowser: Ihr Kassendrucker verfügt über kein Sicherheitszertifikat. Aus diesem Grund müssen Sie für jeden Browser mit dem Sie die Kasse nützen die IP-Adresse der Drucker als vertrauenswürdig einstufen. Greifen Sie über Browser auf die IP-Adresse des Drucker zu und erlauben Sie die unsichere Verbindung. Danach können Sie über die POS Drucker drucken.
  3. Navigieren Sie über das Top-Menü zur Kasse > POS Einstellungen > POS-Drucker. 
  4. Fügen Sie einen neuen Drucker hinzu. 
  5. Bennen Sie den Drucker und fügen Sie IP-Adresse. Die IP-Adresse muss immer fix sein.
  6. Der Standardname für die DeviceID ist immer "local_printer". 
  7. Klicken Sie auf Speichern und testen Sie ob Sie einen Kassenauftrag erfassen und drucken bzw. die Kassenschublade öffnen können. 

Kassenschublade in Betrieb nehmen 

  1. Schliessen Sie die Kassenschublade dem Bondrucker an. 
  2. Testen Sie ob sich die Kassenschublade öffnet. Dies können Sie im Warenkorb > Weitere Aktionen > Kassenschublade öffnen.  

2.4 Kasse bedienen

Das Kassensytem von Rent-a-Shop bietet vollumfängliche Möglichkeiten, um Ihre Kunden an der Ladentheke effizient zu bedienen. 

2.4.1 Kasse öffnen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um auf die Kassenansicht zu gelangen. 

Vom tinyERP: Klicken Sie auf "Kasse öffnen" und die Kasse wir im selben Fenster im Browser geladen. 

Direkt per URL-Eingabe im Browser:  www.ihreaufrufadresse.ch/pos - Sofern Ihre Kasse aktiviert ist, kommen Sie aufs Login der Kasse. Loggen Sie sich mit Ihrem Kassenbenutzer ein. 

Kassensystem Menü


2.4.2 Produkte verkaufen

So verkaufen Sie Produkte, welche Sie vorab in Ihrem Produktkatalog angeleget haben: 

  1. Suchen Sie Ihre Produkte über die Kategoriestruktur, die Suche oder einen Merkmalsfilter oder Scannen Sie die Produkte mit unserem Barcodescanner ab. Klicken Sie auf ein Produkt und es wird in Warenkorb auf der rechten Seite übernommen. Falls das Produkt Varianten enthält, öffnet sich ein Fenster zur Varianten-Auswahl. Klicken Sie auf die gewünschte Variante und sie wird in den Warenkorb übernommen.
  2. Fügen Sie weitere Produkte, Gutscheine oder Freipositionen hinzu. 
  3. Klicken auf "Bezahlen" um den Verkauf abzuschliessen.
  4. Sie gelangen auf die nächste Ansicht, um den Verkauf abzuschliessen. 

Kassensystem Produkte verkaufen


Weitere Funktionen - Verkauf unterbrechen und und von anderem Kassenbenutzer übernehmen

Kassensystem Verkauf unterbrechen

2.4.3 Freipositionen erfassen

Produkte, welche Sie nicht im Katalog angelegt haben, können Sie mit der Funktion "Freipositionen" verkaufen:

  1. Klicken Sie unten auf den mittleren Reiter "Freipositionen", um eine weitere Freiposition hinzuzufügen.
  2. Wählen Sie "Neuer Eintrag".
  3. Vergeben Sie eine Bezeichnung, die Mengeneinheit, der Stückpreis, sowie den Verkaufspreis. 
  4. Die Freiposition wird in Ihrer Merkliste angelegt und steht Ihnen zukünftig als Freiposition ebenso zur Auswahl, wie die anderen Produkte.

Kassensystem mit Freipositionen

2.4.4 Warenkorb anpassen

Im Warenkorb haben Sie verschiedene Anpassungsmöglichkeiten. Dies macht den Warenkorb der Kasse sehr flexibel. Das Kassensystem ist Touchoptimiert und bestens für Tablets und Laptops geeignet. Im Warenkorb können Sie die Änderung mit einer Swipe-Bewegung (von rechts nach links) vornehmen oder per Doppelklick mit einer Maus. 

  • Markierung: Identifizieren Sie Ihre Kunden mit verschiedenen Markierungsfarben. Somit können Sie einen Kassenverkauf unterbrechen, dem Kunden seine Farbe mitteilen, und später wieder weiter einkassieren. 
  • Kundenzuordnung: Sie können Sie den Warenkorb einem bestehenden Kunden zuordnen. Dabei werden hinterlegte Konditionen übernommen.
  • Löschen: Swipen Sie nach Links und klicken Sie auf "Löschen". 
  • Ändern: Swipen Sie nach Links und klicken Sie auf "Ändern", um die Stückzahl oder den Preis zu ändern. 
  • Aufteilen: Sofern sich von einer Position mehr als ein Stück im Warenkorb befindet, swipen Sie nach Links und kicken auf "Aufteilen", um die Position in 2 Positionen darzustellen. Dies kann zB. der Falls sein, wenn Sie verschiende Preise für den selben Artikel haben. 

Kassensystem Warenkorb

2.4.5 Verkauf abschliessen

  1. Wählen Sie die Zahlungsarten. Bei Barzahlung wird die Bargeldauswahl angezeigt, der Rückgeldrechner zeigt Ihnen an, wie viel Geld der Kunde zurück bekommt.Sie können auch mehrere Zahlungsarten mischen. 
  2. Klicken Sie auf Verkauf abschließen, die Vorschau auf den Beleg erscheint.
  3. Klicken Sie auf "Beleg drucken", wenn du den Kassenbon ausdrucken möchtest.
  4. Nach Abschluss vom Verkauf, gelangen Sie auf einen neuen Verkauf. In den Bestellungen werden alle Verkäufte und Aufträge aus der Auftragsabwicklung von tinyERP angezeigt. 

Kassensystem bezahlen

2.4.6 Gutscheine

Steigern Sie die Treue Ihrer Kunden. Ein Gutschein bindet einen Kunden an Ihr Ladengeschäft. Mit dem Gutschein-Modul legen Sie dabei selber fest, welche Werte und Gültigkeit Ihre Coupons haben. Gutscheine können in ihrer Verwendug limitiert werden. Sie können Gutscheincodes erstellen und diese dann mit einem schönen Briefpapier ausdrucken und dem Kundenüberreichen. 

Um einen neuen Gutscheincode zu erfassen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie die Zusatzfunktion Gutscheine in der Administration. Einstellungen > Zusatzfunktionen. Hierfür benötigen Sie 5 Credits. 
  2. Wählen Sie im Menü tinyERP «Kunden» oder in der Navigation auf der linken Seite «Kundendaten» und klicken Sie auf «Gutscheine». 
  3. Wählen Sie den Link «Neuer Gutschein-Code», um einen neuen Coupon hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie anschliessend auf den Button «Speichern». Der Gutschein sollte ab sofort auf der Kasse angezeigt werden. Ausser dieser wurde komplett verwendet ode das Gültigkeitsdatum ist abgelaufen. 

3. Navigation und Administration in tinyERP

Die Navigation in tinyERP ist intuitiv und für die tägliche Anwendung optimiert. Es gibt 2 Navigationen für die Bearbeitung von Webseite und Shop. Das Hauptmenü oben und das Administrationsmenü links.

3.1 Hauptmenü der Cloudplattform

Das Hauptmenü unterteilt sich in verschiedene Bereiche. Bei der Anwendung von tinyERP ohne andere Cloudabos sehen Sie das Menü Einstellungen und tinyERP. 

Website - steht für den Bearbeitungsbereich der Webseite
Zwischenablage - hier können Widgets zwischengelagert werden, welche auf den Inhaltsseiten viel verwendet werden
Einstellungen - generelle Einstellungen und Konfiguration für Templates, Design, E-Mails, Benutzer und Gruppen, Navigationen und Abonnemente. 
CMS - steht für die Einstellungen, Anwendungen und den Dateimanager der Webseite
Shop - Administration und Gestaltung von Shop Software
tinyERP - Administration und Gestaltung der Business Software tinyERP
Newsletter - Für die Administration vom Newsletter Tool. 

tinyERP hauptmenue

3.2 Administrationsmenü (links)

Im Administrationsmenü auf der linken Seiten finden Sie Haupt- und Untermenüs der jeweiligen Bereiche (CMS, Einstellungen, Shop und tinyERP). Hier finden Sie alles für die tägliche Arbeit. Produkte und Produktgruppen erfassen, die Auftragsabwicklung, den Einkauf, die Buchhaltung und weitere wichtige Funktionen, die Ihnen die Arbeit einfacher gestalten.  

tinyERP administration

3.3 Hilfe rechts

Hilfe

Auf der rechten Seite finden Sie relevante Hilfethemen zu den jeweiligen Bereichen. Diese werden dynamisch je nach Thema angezeigt und sollten Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen sein. 

Abonnemente und Zusatzfunktionen

Im Reiter "Funktionen gesucht?" finden Sie Ihre Abonnemente und Zusatzfunktionen. Diese sind ebenfalls über das Menü Einstellungen ersichtlich. Hier können Sie nach Ihren Bedürfnissen weitere Funktionen freischalten, welche flexibel über Ihr Credit-Guthaben verrechnet werden.   

tinyERP Menü Hilfe


Weiterführende Informationen:

- tinyERP Hilfe 

Wir wünschen Ihnen viel Spass mit dem Rent-a-Shop Kassensystem . Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

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