In tinyERP haben Sie die Möglichkeit, einzelne Rechnungen zu mahnen, die sich im Status "Überfällig" befinden. Zudem können Sie auch alle Rechnungen, die nicht rechtzeitig gezahlt wurden, mit einem Mahnlauf in die nächste Mahnstufe versetzen.
Voraussetzung
Sie benötigen die Zusatzfunktion «Mahnungen» (2 Credits). Gehen Sie zu Konto>Zusatzfunktionen und aktivieren Sie dort diese Funktion.
Damit der Mahnlauf reibungslos funktioniert, wird eine Rechnung für einen Kunden benötigt, auf der die Zahlungsart erfasst und das Rechnungsdatum gesetzt ist. Auf der Zahlungsart (Typ Rechnung) muss zudem eine Zahlungsfrist in Tagen angegeben sein.
Vorbereitung Mahnstufen
Als Vorbereitung müssen die Mahnstufen erfasst werden, da auf der Rechnung selbst keine automatisierten Mahngebühren hinzugefügt werden können. D.h., Mahnungen mit Mahngebühren können nicht manuell erstellt werden.
- Um eine neue Mahnstufe zu erfassen, gehen Sie über das Menü tinyERP>Stammdaten>Mahnstufen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neue Mahnstufe»,um eine neue Mahnstufe zu erfassen.
- Erfassen Sie alle benötigten Mahnstufen. D.h., für die erste Mahnung 1, für die zweite Mahnung 2 etc. Vergessen Sie nicht, zu speichern.
Was passiert mit der Mahngebühr bei der Verrechnung?
Für die Mahngebühren wird eine neue Rechnung erstellt. Diese wird mit einem separaten ESR oder QRR erstellt und kann entsprechend bezahlt werden. Zahlt der Kunde den Gesamtbetrag mit dem ESR/QRR der Rechnung, schlägt der Gesamtbetrag fehl und kann als Rechnungssaldo verbucht und dann mit der Rechnung der Mahngebühren verrechnet werden.
Der Mahnung werden alle Rechnungen (PDF, ESR) angehängt. So hat der Kunde auch die Information, welche Posten noch offen sind. Der Kunde kann auf den bestehenden ESR einzahlen, die automatische Verbuchung der Rechnung funktioniert.
Bei nur einer Rechnung in der Mahnung sieht das auch schön aus. Bei mehreren Rechnungen gibt es halt auch mehrere ESR. Falls der Kunde alles auf einen ESR einzahlt, schlägt der Gesamtbetrag fehl und man kann eine entsprechende Konsolidierung vornehmen.
Mahngebühren müssten auf eine Rechnung draufgeschlagen werden. Das kann von Vorteil (Sichtbarkeit) sein, aber auch von Nachteil (Rechnung verändert). Wenn die Mahngebühr nicht eingezahlt wird, wird das erkannt. Gutschriften können nicht als Negativ-Position aufgeführt werden, da sonst der Rechnungssaldo nicht mehr stimmt.
Beschreibung der Funktion
Mahnstufe: Geben Sie die entsprechende Mahnstufe in Form einer Zahl ein.
Name: Geben Sie einen Namen für die neue Mahnstufe ein.
Mahntext: Verfassen Sie optional einen Text zur Mahnung.
Mahnfrist (Tage): Geben Sie eine Mahnfrist in Form einer Zahl in Tagen ein.
Mahngebühr: Geben Sie eine Gebühr ein, die mit der Mahnstufe erhoben wird.
Neuer Mahnlauf
Um einen neuen Mahnlauf zu starten, klicken Sie oben links auf den Reiter «Zahlungen prüfen». Sie erreichen diese über tinyERP>Aufträge>Mahnungen. Anschliessend prüft tinyERP anhand des heutigen Datums, welche Rechnungen in welcher Mahnstufe sind.
Es werden Ihnen alle Rechnungen aufgelistet, die zu diesem Zeitpunkt die Fälligkeit der letzten Zahlungsfrist überschritten haben (sei es, die der Standardfrist oder bereits die neue Frist der Zahlungserinnerung oder Mahnung).
Wählen Sie hier die gewünschten Rechnungen aus, für die eine neue Mahnung erstellt werden soll. Klicken Sie dafür auf das Plus-Icon der entsprechenden Rechnung.
Der hinterlegte Mahnungstext wird automatisch in die Fusszeile gezogen. Sie können nun die Mahnung speichern oder drucken. Beim Drucken haben Sie die Möglichkeit, eine Dokumentvorlage zu verwenden und den Druck mit ESR zu erstellen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Dokumentvorlagen erstellen.
Zum Schluss haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Dokumente jeweils einzeln als PDF-Vorschau mit oder ohne Dokumentenvorlage anzuzeigen und dann manuell zu verschicken.
Was geschieht nach der letzten Mahnstufe?
Sobald die letzte Mahnstufe erreicht ist, kann die Rechnung in keine weitere Mahnstufe gesetzt werden. Die Anzahl der Mahnstufen hängt von der Anzahl der Mahnungen ab, die Sie zuvor definiert haben.
Wenn mit keinem Zahlungseingang zu rechnen ist, können Sie auf die Rechnung sowie auf die daraus resultierenden Mahnungen einen Verlust buchen:
- Gehen Sie dafür zu tinyERP>Aufträge>Rechnungen und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol der entsprechenden Rechnung/Mahnung.
- Klicken Sie auf den Link «Als Verlust buchen».
- Bestätigen Sie diese Aktion, indem Sie auf den Button «Verluste buchen».
- Der Verlust wird daraufhin gebucht. Klicken Sie auf den Button «Schliessen». Sie können diesen unter tinyERP>Buchhaltung im Buchungsjournal einsehen.
